Guia completo: como comparar orçamentos de plataformas EAD

Você já sabe: escolher uma plataforma EAD adequada para sua empresa pode ser complicado, afinal, com tantas opções no mercado fica difícil encontrar a melhor. Para começar esta missão é importante contactar algumas empresas para conhecer suas propostas e promessas. Depois disso, é preciso dar início à análise. Mas a questão agora é exatamente esta: Como comparar orçamentos de plataformas EAD e escolher a melhor para você?

O problema aqui é que, a impressão inicial é que cada uma delas oferece um projeto muito diferente do outro e principalmente uma forma diferente de estabelecer o preço. Mas, na verdade, cada fornecedor tenta oferecer o que considera a melhor forma de solucionar o problema. E diferente de outros mercados, no Ensino a Distância (EAD) o vocabulário não segue um padrão, ou seja, cada empresa utiliza o seu próprio.

Ao longo de suas pesquisas, você vai ver de diversas abordagens e perceber que, na verdade, não existe certo ou errado. Existe a melhor opção para o cenário da sua empresa, agora. O fato de uma empresa oferecer X e outra Y, não faz nenhuma delas ser errada. Esse tipo de disputa a gente deixa para os fãs de iPhone e Android, certo?

Por essas razões você está no processo de Como comparar orçamentos de plataformas EAD, avaliar suas propostas e escolher uma plataforma para sua organização. Mas para que isto não se torne uma verdadeira missão impossível, hoje vamos ajudar você a escolher a melhor.

Só pra esclarecer, podemos dividir os assuntos de treinamento EAD em: plataforma e conteúdo (os cursos em si). Nesse artigo vamos tratar apenas da escolha da plataforma. Deixemos os cursos para uma próxima. Agora sim, vamos lá!

O que é e o que não é a plataforma?

Para acelerar o processo de comparação e decisão, é importante entender o que você deve esperar:

O que a plataforma faz:

1. Armazena treinamentos;
2. Distribui os conteúdos para os alunos;
3. Monitora a realização dos cursos.

E isso proporciona:

• Redução de custos com treinamento: viagens e espaços para as aulas, além de poder repetir os treinamentos baixo custo;
• Maior acessibilidade: não é preciso juntar todos no mesmo horário e local;
• Abordagens inovadoras (como você pode ver neste artigo);
• E outras vantagens que só adotando um EAD você tem acesso.

O que as plataformas não fazem

• Desenvolvem a estratégia de treinamento;
• Criam o conteúdo para você;
• Substituem o instrutor para tirar dúvidas.

Em contrapartida, alguns fornecedores de plataforma vão te ajudar com estes últimos três pontos – ou não. Isso tem a ver com a pegada de cada empresa, mas falaremos sobre isso mais adiante.

Plataformas gratuitas são uma boa ideia?

Geralmente há muita confusão entre opensource e plataforma gratuita.

Opensource é aquele software, de forma extremamente simplista, que você não paga pelo programa. Mas para deixar esse software disponível para ser acessado na internet (hospedagem), estruturar as páginas e publicar seus cursos, você vai ter ou custos e precisará do trabalho com qualificação para conseguir fazer.

Em geral, é mais comum usar um fornecedor especializado na ferramenta que vai implementá-la, hospedá-la e oferecer suporte, cobrando só por esses serviços, mas não pelo software em si. A outra forma de usar opensource, que tem gradualmente caído em desuso é contar com a colaboração do departamento de TI interno da organização para implementar e manter a plataforma. Essa forma é cada vez menos utilizada, pois o tarefa do departamento de TI das organizações em manter a estrutura funcionando com segurança se torna mais complexa a cada dia.

Plataformas gratuitas são aquelas online, que basta criar uma conta de usuário sem custo para ter acesso. O benefício óbvio é o custo zero. Mas os pontos negativos nem sempre ficam óbvios: a confiabilidade da disponibilidade desses serviços sempre é menor. A confiança nos dados também. Esses sistemas em geral vivem de alguma receita paralela como propagandas ou tem uma versão paga, com os recursos realmente relevantes. Fique de olho, não existe almoço grátis!

Perceba a diferença entre barato e o sem valor

Um cuidado importante na hora de comparar orçamentos de plataformas EAD, é perceber a diferença quando empresas oferecem um serviço ou funcionalidade em particular – que é equivalente -, e apresentam uma grande diferença de preço, seja para cima ou para baixo.

Alguns preços baixos nem sempre significam desconto. Imagine uma empresa que faz um produto de qualidade, mas reduz o preço para ganhar mercado, conquistar um cliente estratégico. Ela não pode fazer isso continuamente sob pena de não conseguir se sustentar. Quando você ver um preço baixo, veja os indícios para saber se é uma situação, ou se o produto é de baixa qualidade ou simplório, sem os recursos mínimos. Eu comprei um carro 1.0 nos anos noventa logo que foi lançado esse tipo de carro econômico. Ele veio sem retrovisor de um lado. Acredita nisso?

O posicionamento nem sempre consciente das empresas de EAD

O mercado de  EAD ou e-learning cresce continuamente desde que a internet se popularizou e existem muitos nichos dentro dele. Essa agitação faz com que muitas empresas sejam atraídas para este meio. É por isso que, ao conversar com um potencial fornecedor, procure perceber qual a posicionamento da empresa. A dificuldade é que esse posicionamento em alguns casos não é intencional, mas um reflexo da visão de mundo de seus fundadores, que o veem como natural, e por isso não é apresentado claramente.

Por posicionamento me refiro a forma da prestação do serviço: mais ao auto-serviço ou mais consultoria.

O auto-serviço é como o restaurante self service. O cliente se levanta, pega seu prato e escolhe e pega coloca os alimentos no prato.

A visão de consultoria é a que tende a ajudar o cliente a decidir qual o alimento mais adequado, mas não necessariamente servindo o cliente ou não.

Hoje a maioria das empresas busca fazer as duas coisas, e por isso que nem sempre fica claro este posicionamento. Por isso recomendo você decidir qual das abordagens encaixa melhor na realidade de sua empresa hoje, e ao analisar suas opções procurar por indícios de qual das abordagens cada fornecedor faz com mais competência.

Levando isso em consideração recomendo para organizações onde não existe ainda a cultura de ensino a distância, e principalmente quando a equipe que está implantando o EAD não tem experiência prévia nesse tipo de projeto, dar preferência a empresas com posicionamento de consultoria. O início é sempre o momento onde o gestor do treinamento vai precisar de mais ajuda.

Quer entender um pouco mais? Falamos mais sobre dicas para escolher fornecedor nestes outros posts:

• 5 dicas para escolher o melhor fornecedor para sua empresa e
• 7 dicas para escolher seu próximo fornecedor de EAD

Entendendo a implantação

A implantação é um daqueles termos que não tem um padrão absoluto aceito pelo mercado. O consenso é de que é a preparação inicial para a plataforma funcionar. Existem as implantações gratuitas, existem implantações de algumas centenas de reais e existem projetos de 20 a 50 mil reais.

As implantações gratuitas em geral são de plataformas que tem mínima customização. Quando você adquire o software, na verdade você é uma “conta” no sistema. Como são todas iguais, você tem acesso na hora.

Dentre as implantações pagas existem grandes diferenças de valor. A diferença de uma implantação de R$ 2.000 e outra de 50.000 não é apenas o preço. Certamente a implantação maior tem um conjunto de serviços como desenho da arquitetura e visual sob medida.

Ao comparar orçamentos de plataformas EAD, não caia na ideia de acreditar que o serviço com valor mais alto é melhor, pois nem sempre é assim. Analise o cenário de sua empresa e a chance de mudanças no médio prazo. Não adianta fazer um grande plano detalhado se no ano seguinte houver uma reestruturação e você não precisar mais do treinamento.

A visão que recomendamos sempre é que você, na medida do possível, use sistemas flexíveis e faça planos com um horizonte mais curto. Hoje a mudança é a regra.

Problemas comuns: de onde vem a dor de cabeça?

Não é possível antever todos os problemas, mas como já dizia sua avó, não podemos nos livrar de pegar uma gripe, mas já sabemos que “friagem dá resfriado”, então leve um casaco!

Ao conversar com vendedores, de qualquer produto, parece que tudo são flores e que após o fechamento do negócio você vai ser feliz para sempre. Mas as surpresas estão aí, por isso vamos te apresentar logo de cara as mais comuns para que você possa evitá-las:

• Suporte insuficiente: Descubra qual o tipo de suporte oferecido, qual o tempo de resposta e limites. Descubra se ele se adequa a sua rotina.

• Relatórios Inadequados: Conheça os relatórios que o sistema entrega, mas, preste atenção para perceber o que realmente tem valor. Gráficos sempre encantam, mas fique atento à relevância dos dados que são mostrados. Já temos números demais em nossas vidas, precisamos de informações que nos levem a ações de melhoria.

• Custos ocultos: Uma reclamação comum é descobrir que certas ações só podem ser realizadas com pacotes extras, módulos e plugins. Busque nas propostas entender bem os limites do produto para não cair nessa.

• Personalização visual: Alguns sistemas não permitem grandes customizações visuais. Em alguns projetos isso é mais relevante que em outros. Verifique todas as possibilidades para encontrar aquele que atenda suas necessidades nesse quesito.

• Dificuldades de customização: O item anterior falou de customização visual; aqui estamos especificando customização no funcionamento da ferramenta. A maioria das plataformas é bastante limitada nesse quesito, por isso, avalie suas intenções futuras para descobrir o quão importante isso é para você.

O que é importante para sua organização? Defina alguns critérios

Agora que você já tem uma visão global chega a hora de entender na prática Como comparar orçamentos de plataformas EAD. Primeiro, procure fazer uma lista do que é importante para sua organização, estes serão os critérios que você vai usar na seleção. E é interessante defini-los antes de começar a falar com as empresas.

Depois, defina o básico necessário para que você possa excluir algumas empresas logo de cara. Outros itens serão mandatórios: quem não entrega o item você necessita já pode ser excluído da lista. E cortar empresas de forma objetiva pode simplificar o seu trabalho.

Ah, e tenha cuidado com modismos. Algumas funcionalidades que parecem espetaculares não trazem muito retorno e só vão te dar mais trabalho.

Por fim, você vai perceber que conversando com algumas empresas você vai aprender cada vez um pouco mais. E caso não aprenda nada nessa conversa, entenda isso como um indício negativo.

Organizando sua planilha de decisão

Crie uma lista de 3 a 5 itens, no máximo. Em alguns casos, durante as conversas a resposta já fica óbvia, mas na maioria das vezes você vai ficar assoberbado de itens e critérios. Faça uma tabela simples e objetiva. Visualmente, facilita bastante ter uma visão do todo.

No eixo X estão os fornecedores, no eixo Y as características de forma simplificada. Algo como os itens abaixo:

A tabela é sua. Não deixe de colocar impressões abstratas, como imagem da empresa, o feeling que você captou conversando com ela, entre outros.

Módulos ou plugins

Muitas empresas oferecem funcionalidades extras em forma de módulos ou plugins, isto é, são como aplicativos que complementam a plataforma. Esses plugins são cobrados a parte. Algumas empresas cobram com preço fixo, outras por usuário. Alguns exemplos de módulos são:

• e-commerce;
• Relatórios especiais
• Integração com outro sistema.

Você precisa deles? Então compare com as outras. Não precisa, então esqueça esta etapa!

Chegou a hora!

Com todas estas informações em mãos e uma tabela limpinha pronta para ser preenchida, chega a hora de começar sua pesquisa e comparar orçamentos de plataformas EAD. Lembre-se sempre que o preço não é tudo neste momento e também, que o excesso de dados pode atrapalhar ao invés de ajudar, pode tornar o processo de decisão um verdadeiro transtorno.

Ah, e depois que você comparar os orçamentos, como vai apresentar isso? Não deixe de ler Como montar uma apresentação de impacto para convencer seu chefe a investir em EAD? Se a aprovação já está encaminhada, por onde começar? Veja o Checklist para implantação de e-learning – Você está pronto?