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Toda empresa tem alguns sistemas corporativos próprios, aqueles programas que atendem várias áreas e ajudam na gestão. E não estamos falando somente de ERPs como SAP ou Nasajon, mas também outros sistemas corporativos como o de declaração de despesas, sistema de ponto, entre outros.  Alguns deles podem ter sido, inclusive, desenvolvidos por sua própria equipe de TI. Mas, como treinar toda a equipe para usar esse tipo de software?

Esta é uma questão extremamente comum dentro das organizações, e é por isso que iremos te ensinar como fazer tutoriais em vídeo para sua equipe. Você vai ver que eles são realmente fáceis de produzir e poderão se tornar uma ferramenta poderosa de treinamento.

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Por que criar o treinamento dos seus sistemas corporativos por conta própria?

Seria ótimo poder comprar treinamentos prontos para estes sistemas corporativos. Do Excel, por exemplo, tem um monte! Mas quanto mais o software é específico e customizado, mais complicado será encontrar um treinamento de prateleira. Isto porque sua empresa é única e certamente seus processos também. Logo, quando você cria um software moldado para esses processos, você acaba tendo uma solução específica.

Por que não terceirizar a produção?

Esta pode ser uma ótima ideia, desde que você ligue para a gente! A Líteris produz esse tipo de treinamento há mais de 20 anos, então por que estamos sugerindo que você faça por conta própria? (Risos)

Nem sempre é a melhor solução fazer fora, tanto por investimento em alguns casos, mas também por agilidade. Poder resolver esse tipo de problema internamente e rápido dá um grande empoderamento a você, gestor. Isso permite que você reserve os investimentos com fornecedores para os projetos realmente necessários. E ajudar nesse discernimento é uma das missões desse blog.

Já passamos, por exemplo, pela situação de ensinar a usar um programa que não tínhamos acesso. Isso significou retrabalho e custo extra e nestes casos, não pudemos oferecer a melhor experiência de desenvolvimento para o nosso cliente. Esse é um exemplo de situação onde é melhor produzir internamente o tutorial em vídeo e evitar esta grande confusão.

A verdade é que hoje existem muitos softwares e eles mudam com frequência: o conceito geral resiste, mas a interface e os recursos mudam freneticamente – e isso é ótimo! É a evolução contínua. Por isso uma boa prática para treinamento de sistemas é produzir o treinamento separando os conceitos: o “por que usar”, que nem precisa ser um tutorial, do “como usar”, que aborda a interface propriamente dita.

Quando o porque é tão importante quanto o como

Essa parte mais conceitual do treinamento de sistemas corporativos, os programas internos, é fundamental e muitas vezes negligenciada. Entender o processo em que o sistema se encaixa muitas vezes é o conhecimento mais importante.

  • Ajuda a aprender a utilizar o sistema, pois o colaborador já sabe que recursos precisa procurar e aplicar no programa mesmo antes de conhecê-lo. Aquela sensação de entrar em um carro muito diferente do seu, mas ainda assim você sabe qual alavanca e pedais precisa encontrar.
  • Influencia positivamente a atitude do colaborador. Ao compreender as consequências do processo, existe uma tendência a “levar a sério” aquela operação.

E o melhor, esse conhecimento não muda com frequência. Mesmo com a mudança da interface dos sistemas corporativos, eles tende a continuar igual. Por isso é um conteúdo que justifica um trabalho mais aprofundado e, possivelmente,  um investimento maior. É onde vale a pena chamar o pessoal especializado (você conhece a Líteris? risos).

O que é um tutorial em vídeo?

A seguir um exemplo bem simples de tutorial, gravado para esse artigo.

Passo a passo: como fazer tutoriais em vídeo

Então vamos ao ao tutorial do tutorial. Ou passo a passo do tutorial. Ou algo assim:

1) Qual o objetivo do vídeo?

Comece definindo seu objetivo principal, o que seu aluno precisa saber quando terminar de ver o vídeo.

2) O que o vídeo precisa abordar?

Liste em tópicos os pontos que você precisa falar no vídeo – como estamos tratando de captura de tela, é importante que o que você vai falar possa ser representado na tela capturada do software. Lembre-se de explicar o mínimo necessário para chegar ao objetivo e, se quiser colocar extras, coloque em outro material.

3) Descreva o passo a passo que deve realizar

Se você conhece bem o programa, não escreva o passo a passo, mas fale livremente, pois sempre fica mais agradável do que seguir um script.

Agora, se você não conhece bem o programa, elabore um roteiro bastante detalhado. Para isso, vá fazendo as anotações enquanto realiza a operação no software. Em outras palavras: abra o programa e realize a ação que quer ensinar, enquanto isso, anote cada clique que deve dar.

4) Ensaie

Sem se preocupar em gravar, ensaie o que quer falar enquanto realiza a operação no software. Realize o ensaio no mínimo uma e no máximo 3 vezes. Depois disso, parta para a gravação – mesmo que o ensaio não tenha ficado 100%.

5) Grave

Verifique se o software está no ponto que você precisa. Por exemplo, se for ensinar como fazer uma pesquisa, tenha certeza que a tela correta está aparecendo e que não tem nada escrito no campo de busca.

Beba um gole d’água, respire fundo e inicie a gravação! Durante a primeira gravação, mesmo que você erre, não pare. Continue falando. Ao fim, assista o vídeo e verifique o que precisa melhorar.

Pronto. Agora você está pronto para gravar a versão final. Mas não se assuste se não ficar perfeito logo de cara. Com algumas poucas tentativas você chega lá!

DICA EXTRA:

Escolha uma saudação e um fechamento padrão para o vídeo. Por exemplo:

Saudação: “Olá! Neste vídeo você vai aprender a…”

Encerramento: “Espero que você tenha aprendido tudo que tentamos passar. Se sobrou alguma dúvida, reveja o vídeo! E até a próxima!”

Qual software usar para fazer tutoriais em vídeo?

Existem muitos no mercado. Destaques

  • Powerpoint 2013 – Sim, essa versão também captura tela!
  • Camtasia – É específico para esse fim. Um dos mais conhecidos do mercado.
  • Storyline – se você já produz outros materiais em EAD, o Storyline é uma excelente opção pois é capaz de produzir tutoriais em vídeo e outros formatos de treinamento.
  • Screencast-O-Matic: foi o que usamos para o tutorial mostrado nesse artigo. É o mais simples de todos e também é grátis para vídeos de até 10 minutos.

Como distribuir esses tutoriais para os colaboradores?

O formato de saída será um vídeo, obviamente, mas para esse tipo de conteúdo, não é recomendável hospedá-lo no YouTube, pois provavelmente apresentará conteúdo restrito à sua empresa e, mesmo usando uma URL privada, é muito fácil de vazar.

Por ser vídeo, você pode publicar em qualquer ferramenta online que sua empresa possua, como a intranet, por exemplo. Porém, a opção ideal é utilizar uma plataforma de gestão de treinamento, um LMS.

Com esta plataforma você leva a gestão desse tutorial a outro nível, por exemplo:

  • Cria certificações relacionadas ao conteúdo do tutorial. Com eles você pode associar a certificação ao seus processos administrativos relacionados a ele, como:
    • Na frota: para receber a chave do veículo é necessário ser certificado. A certificação consiste em um treinamento de direção defensiva e o treinamento de uso do software de reembolso de combustível. Isso pode ser o fim da desculpa do “não preenchi pois não sabia usar o programa”.
    • Aquisição: o gestor perde o alçada de gerar uma “ordem de compra”, isto é, realizar qualquer compra, enquanto não estiver certificado no treinamento de “Políticas de Compras”.
  • Pode incluir este tutorial em uma trilha de aprendizado obrigatória de um certo cargo.
  • Pode facilitar o controle de acesso ao tutorial. Por exemplo: apenas para gerentes.

Viu só, não é complicado produzir seus próprios tutoriais dos seus sistemas corporativos, não é mesmo? Só não vale querer chegar à perfeição e adiar cada vez mais o lançamento deles. Lembre-se que este é um tutorial de treinamento, e não um longa metragem que vai concorrer ao Oscar! No mais, acesse nosso site e conheça um pouco mais sobre nossa Plataforma LMS!

Até a próxima!

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