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Gerir um projeto de treinamento online para a sua empresa pode parecer algo trabalhoso. Envolve múltiplas etapas, tarefas e diferentes stakeholders, o que contribui para que o tempo do gestor pareça menor que o necessário para realizá-las.
A má administração da hierarquização das tarefas, um erro bastante comum e um baita desafio para o gestor, pode fazer com que tarefas importantes percam a prioridade e ganhem um status de urgência, além de arrastar o processo todo por meses.

Quantas vezes você e sua equipe sentiram dificuldade na hora de planejar e organizar o conteúdo e a campanha de um treinamento? Muitas vezes, atribui-se pouco valor a essas atividades, que quando feitas na base de urgência, podem resultar em treinamentos de baixo engajamento. Ou seja, muitas vezes tarefas importantes ganham urgência em detrimento de outras, como os treinamentos. Sendo que a lógica seria inverter essa equação, pois quando um treinamento é bem feito e executado, ele forma um time de pessoas integradas a conhecimentos técnicos e processos muito mais rápido, porque elas avançam juntas em prol de um mesmo objetivo comum.

Mas, o que é a gestão de tarefas e qual sua importância?

É você monitorar as atividades que todo um ciclo de tarefas possui e subdividi-las em categorias para a realização, de forma que uma não prejudique a execução da outra. Em outras palavras, é fazer uma organização, como uma lista.

Quais são as vantagens de fazer uma gestão adequada de tempo? Sem dúvidas a possibilidade de proporcionar uma melhor visualização de tudo que está sendo trabalhado, construção de definição de prioridades, otimização o tempo, até a possibilidade de agrupar tudo num só local, e ainda realizar atividades simultaneamente sem se perder.

Então, que ferramentas podem auxiliar esse processo de gestão de tarefas e como eu inicio?

A maior dificuldade vista no trabalho é na hierarquização da ordem de execução das tarefas. Para isso, existem diversas soluções. As mais comuns no mercado são contratar mais pessoas internas para realizar o trabalho ou uma empresa/serviço que auxilie no dia-a-dia. Entretanto, essas duas hipóteses acabam gerando mais custos e dificultando a solução. Por exemplo, você quer montar uma estrutura de treinamento, e tem apenas uma pessoa para editar todos os vídeos do projeto, para ter um custo menor. Isso vai causar, além de um impacto negativo na entrega (possível atraso), um desgaste no funcionário e um possível erro no trabalho, gerando retrabalho.

Para evitar esse “caos”, uma ideia é você criar agendas trimestrais e semestrais de foco. Como assim? A cada mês, o gestor tem um foco e sabe que precisa tocar com prioridade as tarefas do referido pré-selecionado.

A dica de leitura para auxiliar esse processo é o livro “A Arte de Fazer Acontecer” do David Allen, pois nele você aprende um método de gestão de tarefas que abrange as rotinas profissional e pessoal. Às vezes, o estado de acúmulo de tarefas pode ser mais crítico e você pode não ter tempo de ler, então, outra opção seria conhecer e praticar o método GTD do blog Vida Organizada, uma série curta de vídeos que aumenta sua produtividade e o faz ganhar mais tempo.

Outra dica é você utilizar as ferramentas de gestão de tarefas para auxiliar o processo, seja um software (não muito comum) ou algo mais simples, como o controle de tarefas no Outlook ou planilhas no Excel, lembrando que esse último é manual e passível de erros humanos. O importante, no entanto, é você verificar em qual o seu produto se encaixa melhor.

Nem sempre os gestores têm abertura à recomendações que possam alterar o planejado , ou seja demonstram dificuldades em implementar mudanças de rotina. Por isso, é preciso ter “sangue frio” para ‘dizer não’ a algumas tarefas, e assim conseguir tempo para estudar o melhor caminho a seguir para uma organização mais eficaz .

Lembre-se sempre que é importante evitar que o caos domine o cotidiano com o acúmulo de tarefas, e a perda de controle sobre quem é responsável pelo ‘o que’, culminando em desperdício de tempo e na diminuição da qualidade de vida e saúde mental no ambiente de trabalho.

Tenha em mente que o uso adequado de ferramentas, sejam digitais ou não, pode contribuir para o sucesso de um projeto. Em relação a criação ou o lançamento de um treinamento online, por exemplo, é imprescindível alguma dessas ferramentas de gestão. A Líteris, por exemplo, utiliza o Sotfware ActiveCollab para construir seus treinamentos em colaboração com seus clientes e seus stakeholders.

Percebe como a utilização de ferramentas de gestão de tarefas podem ser essenciais na implantação do e-learning?

Portanto, a solução não vai cair nos seus ombros. Você como gestor precisa criar um cronograma de como implantar a gestão de tarefas no seu trabalho e utilizar de ferramentas de auxílio. Fazendo isso, além de melhores resultados, aumentará a sua produtividade. Sabendo gerenciar tarefas simples, a preparação de um treinamento online vai ganhar mais atenção e velocidade do que você imagina. Que tal praticar o GTD?