Para qualquer tipo de projeto é importante fazer um briefing. Nos projetos de treinamento não é diferente! Esta ferramenta reúne informações importantes que vão orientar a criação e o desenvolvimento do seu projeto de treinamento, seja presencial ou online – via e-learning. O briefing de treinamento se torna ainda mais importante nos casos em que o projeto será desenvolvido por um ou mais fornecedores, pois permite a descrição correta dos objetivos do projeto, dos recursos envolvidos e dos resultados esperados, alinhando as expectativas dos envolvidos e ajudando a garantir que o produto entregue esteja de acordo com o planejado.

A produção do briefing é um dos momentos mais críticos na produção de um projeto e é por isso que você deve garantir a qualidade das informações registradas. A seguir você verá uma série de dicas que deverá considerar ao construir esse documento.

O que é um briefing de treinamento?

Briefing é um termo em inglês que no Brasil acabou sendo usado sem tradução. De forma resumida, podemos dizer que o briefing é um documento que consolida todas as informações relevantes para a construção de um projeto. No caso dos briefings construídos especificamente para projetos de treinamento, alguns tópicos precisam ser considerados, mesmo quando se tratar de projetos mais simples.

Esta ferramenta é importante tanto para o cliente quanto para o fornecedor, pois um briefing bem construído diminui muito as chances de retrabalho em diferentes fases do projeto. No entanto, é preciso estar atento para que suas expectativas sejam descritas de forma clara, sem permitir interpretações variadas. Você pode pedir a colaboração de pessoas da sua equipe e, eventualmente, de alguém que não esteja tão por dentro do assunto. Assim questionamentos serão feitos antes de o fornecedor iniciar o trabalho.

1. Clareza e objetividade

Um briefing precisa ser claro, objetivo e descritivo. Precisa ser um documento autossuficiente, de forma que quem for interpretá-lo consiga fazê-lo sem precisar de muita ajuda. Esteja focado em descrever todas as características do projeto, os objetivos, a expectativa da empresa e outros detalhes que irão orientar o seu fornecedor ou parceiro. Sempre que possível, faça uma reunião para realizar a entrega deste material. Permita que a outra parte leia o conteúdo com alguns dias de antecedência para que haja tempo hábil para a identificação de dúvidas e sugestões.

O responsável por um projeto de treinamento também precisa estar aberto a ouvir as sugestões do fornecedor, pois há casos em que será preciso alinhar a sua expectativa com aquilo que pode ser realizado dentro do prazo estabelecido e dos custos envolvidos.

2. Contexto e objetivos

O primeiro passo é entender a situação atual, definir o problema que se pretende resolver e o que se espera que aconteça após o treinamento. Isso pode até parecer redundante se você estiver trabalhando apenas com uma equipe interna, mas é importante registrar, mesmo que de forma mais resumida, para garantir o alinhamento de todos. Faça um teste no seu próximo projeto: peça para cada integrante do time explicar, em poucas palavras, o que é e como vai ser o próximo treinamento. Você pode se surpreender!

Defina os objetivos, o que esse treinamento vai proporcionar. Procure ser específico. Por exemplo, sabe aquela resposta óbvia, do tipo treinamento de vendas é para vender mais? Então, essa resposta não ajuda. É preciso se aprofundar no problema, que citamos no parágrafo anterior, e saber por que as vendas estão baixas. Por exemplo, “a equipe de vendas não sabe demonstrar adequadamente o produto”. Então o objetivo do treinamento é ensinar a equipe a fazer uma fantástica apresentação do produto.

Descreva também os recursos que você espera que sejam utilizados, sugira metodologias, formas de abordagem e o nível de aprofundamento no assunto. Lembre-se que você é quem tem todas as informações e isso não as torna óbvias para o fornecedor. Não há problema em ser repetitivo em algumas informações, o importante é garantir que não haja margem para dúvidas.

Não deixe de mencionar a importância do treinamento para a empresa, ou melhor, o que deve acontecer caso o treinamento não ocorra. Esse argumento precisa estar na sua manga, pois até o fim do projeto você ainda vai precisar negociar muito. Verbas, recursos, horários para liberar a equipe, uso de espaços. Quando outra prioridade surgir, é esse argumento que poderá te ajudar a definir sobre seguir ou adiar seu treinamento.

3. Quem vai participar

O conhecimento do público-alvo do treinamento faz muita diferença quando se planeja as abordagens e metodologias que serão utilizadas. Considere desde informações básicas, como faixa etária, escolaridade e sexo, até informações mais pontuais, como tempo de experiência na função, formações adicionais e resultados obtidos nas avaliações de desempenho. Procure levantar todas informações que possam ajudar a adequar as decisões para melhor aproveitamento do público.

Conhecer a rotina do participante também ajudará a definir o tempo de treinamento, os melhores horários e outros fatores relacionados a adequação do perfil.

4. Conteúdo

O tópico mais importante aqui. Usando os objetivos que você definiu e o perfil do participante, tenha certeza de selecionar conteúdos realmente relevantes para o seu público. Essa é a regra de ouro! Se você for lembrar apenas de uma dica desse post, que seja essa.

A mesma regra vale se o conteúdo for muito extenso. Analise o que é mais importante e, nesse caso, menos é mais. O que é mais importante? O que vai causar mais impacto para alcançar o objetivo definido? Um curso curto e pontual pode ter mais efeito do que aqueles com muitas informações que nem sempre se aplicam à realidade dos treinandos.

E sobre complexidade, fica uma dica: desafios muito fáceis podem ser tediosos, porém os muito complexos podem ser desmotivadores. É preciso dosar!

5. Avaliações

Você também precisa definir se haverá ou não avaliações ao longo do treinamento e também se será aplicada uma prova final, para verificar o aprendizado dos colaboradores. Essa decisão está associada ao objetivo inicial. Existem conteúdos onde a avaliação do conhecimento não é muito adequada, mas há casos em que ela é fundamental.

É altamente recomendado realizar também uma avaliação de reação. Os resultados serão muito úteis para identificar e planejar melhorias no programa de treinamento.

Nós já falamos sobre as opções de avaliação aqui, neste post.

6. Realização

A carga horária do treinamento pode influenciar a decisão sobre a metodologia do treinamento. O volume do conteúdo, a localização dos envolvidos, os recursos e custos associados ao treinamento serão fatores que te ajudarão a decidir se o curso será presencial, à distância ou misto (blended).

Para ações presenciais, é preciso planejar como os participantes chegarão até o evento, se terá alimentação, se o local escolhido tem os recursos necessários e se é confortável. Quando o treinamento for online, verifique se sua plataforma suporta todos os participantes, se todos já estão cadastrados com antecedência, se todos tem acesso à internet e se a banda é suficiente para o material que foi produzido. Além disso, se alguma atividade for realizada à distância, mas de forma síncrona, lembre-se de comunicar aos gestores dos colaboradores, para que não haja problemas nas equipes.

Deixe um canal de contato sempre aberto, pode ser telefone ou e-mail, para que as pessoas possam pedir ajuda caso tenham algum tipo de dificuldade ou dúvida.

7. Atividades e cronograma

Elabore um cronograma descrevendo todas as atividades envolvidas no projeto, desde a fase do planejamento até a realização do treinamento em si. Identifique os responsáveis por cada atividade, prazos de realização, quem deve ser envolvido, tarefas que têm interdependência e formam o caminho crítico, etc.

Aquele que for definido como Gerente do Projeto deve ter autonomia, dentro desse time, para cobrar prazos e resultados definidos e acordados no cronograma. Bem como, deverá realizar reuniões de acompanhamento e identificar riscos e problemas que possam surgir.

Uma boa ideia também é fazer um registro das lições aprendidas ao final do projeto, assim vai se formando uma base de conhecimento que poderá ser consultada por toda a equipe.

Outros pontos que devem ser considerados

Identificar papéis e responsabilidades dos envolvidos no projeto e seus contatos. Todos devem ser informados sobre quem é o líder do projeto. Lembre que alguns envolvidos não são especialistas no tema. Evite usar terminologias muito técnicas e jargões específicos das áreas.

Seguindo essas dicas básicas você terá um briefing melhor elaborado do que se costuma ver no mercado. Em todos os projetos de sucesso, o tempo de planejamento é sempre maior do que o tempo de execução. Isso porque um projeto bem planejado será mais facilmente realizado e gerará muito menos retrabalho.

Ferramenta

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