Como as ferramentas de gestão de tarefas podem otimizar a rotina do gestor de treinamento?

Quantas vezes você ficou horas sem saber por onde começar o planejamento da semana? Ou sem saber qual é a próxima tarefa? São muitas atividades e pouco tempo para administrar tudo, sendo que qualquer resultado negativo afetará toda equipe. É nesse momento que a tecnologia entra e você começa a utilizar ferramentas de gestão de tarefas.

Você pode estar se questionando: Com o fluxo de trabalho intenso, ainda preciso aprender mais uma ferramenta? Quais são os reais e verdadeiros benefícios para mim? Com elas você é capaz de ter um auxílio na organização do trabalho, no melhor compartilhamento de informações, na otimização do tempo e, consequentemente, na maior produtividade.

Além disso, investir no gerenciamento de tarefas pode trazer outras vantagens, como: estruturar seu processo; aumentar a produtividade; alinhar todas as metas com sua equipe; simplificar a comunicação, trazendo um maior engajamento com os colaboradores; e são constantemente atualizados de acordo com a demanda do mercado e mudanças da sociedade. Assim, você tem maior probabilidade de alcançar suas metas no tempo estipulado, destacar-se

Uma pesquisa realizada pelo IDG Research Services aponta que as empresas que utilizam um sistema de gestão crescem 35% mais rápido se comparadas com as que as não adotam essas tecnologias. Além de terem uma produtividade 10% maior.

Ferramentas de gestão de projetos X ferramentas de gestão de tarefas

Embora ambas sejam usadas para acompanhamento de processos e prazos, cada uma tem suas particularidades.

Ferramentas de gestão de projetos são programas ou sistemas que servem para controlar melhor seus projetos de maneira mais estratégica e assertiva. São mais completas, com o objetivo de dar um suporte estratégico ao gestor. Aqui, a automação dos processos é utilizada para otimizar as tarefas dos profissionais, fornecendo uma visão mais integrada da empresa e conectando todas as áreas, processos e pessoas.

Já as ferramentas de gestão de tarefas servem para atribuir tarefas a sua equipe, acompanhá-las, através de uma listagem e organização das atividades que serão executadas, de forma que cada colaborador tenha ciência da prioridade.

Enquanto as ferramentas de projetos unificam o trabalho como um todo, as de tarefas como Trello, Runrun.it e Monday.com, ajudam a organizar e distribuir as atividades de cada integrante de uma equipe, otimizando a produção da empresa.

Ferramenta de gestão de tarefas do Trello

Segundo um relatório da consultoria McKinsey, uma pessoa gasta cerca de 28% da semana de trabalho gerenciando e-mails, perdendo quase 20% do tempo procurando informações internas ou buscando colegas para ajudar.

Sabendo quais são as ferramentas de gestão, como começo a utilizá-las?

Ter um método ajuda, especialmente no começo, depois você vai aos poucos criando um formato adequado à sua empresa. Começar fazendo uma associação de técnicas de produtividade, como a metodologia GTD, é um bom caminho. Técnicas como Pomodoro, 80/20 e a técnica de Scrum também podem ser interessantes.

Faça uma análise de quais ferramentas se adequam aos seus objetivos. Conheça o perfil de sua equipe e busque treinamentos para a capacitação do seu time para a utilização eficaz da ferramenta escolhida. Uma boa ideia é aplicar treinamentos online sob medida.

Saiba mais sobre Produção de Treinamento Online sob Medida

Na sua rotina de gestão de treinamento, as ferramentas podem auxiliar na organização de diversas atividades, como:

• Agendamento de turmas;
• Agendamento de sala, material, instrutor;
• Gerar relatórios de participação para checar os cursos e acompanhar o retorno de orçamento deles;
• Cobrar o conteudista entrega revisão do storyboard;
• Acompanhar os programas individuais (PDI/GD);
• Enviar comunicações de atividades;
• Revisar a versão beta do treinamento online em desenvolvimento;
• Atender ou agendar reuniões com lideranças sobre os treinamentos de suas equipes;
• Cobrar tarefas delegadas de acordo com o prazo estabelecido;
• Entre outras situações.

Não existe solução mágica. Se você tem um fluxo intenso de tarefas, certamente terá muito trabalho pela frente. Porém, com alguma técnica e ferramentas adequadas, você vai conseguir reduzir o estresse, aumentar o foco e ter melhores resultados. Vale a pena experimentar.

E você, usa alguma dessas ferramentas?