Gestão do conhecimento nas empresas: tornando seus colaboradores multiplicadores

Imagine a seguinte situação: você é o gestor da área de TI de uma empresa. Certo dia, o colaborador João pede autorização e verba para se ausentar com o objetivo de participar de um curso relacionado a um tema que está bem em alta. O valor é significativo, e ele vai ficar fora da empresa alguns dias – e vai fazer muita falta. O que fazer?

Você certamente já passou por essa situação. Mesmo que o João garanta que vai repassar todo o conhecimento adquirido para seus colegas de trabalho, na mente do gestor já começa a se formar uma tabela de prós e contras, em busca de uma decisão mais racional. E então, como decidir se vale a pena ou não liberá-lo para o curso?

Os Prós e os Contras da decisão

Quando você libera o colaborador para participar do curso, acaba deixando-o mais motivado e claro, mais capacitado para exercer sua função. Além do mais, o tema do curso é algo que realmente está sendo falado e será ótimo poder transmiti-lo para toda a equipe. Era exatamente o que você precisava!

Em contrapartida, você vai ficar sem a presença do João por alguns dias, fazendo com que o resto da equipe fique sobrecarregado (e que também aguarda pelas férias há um bom tempo).

O x da questão – gestão do conhecimento nas empresas

Analisando bem, os prós e contras apresentam praticamente o peso na decisão. O fator fundamental para garantir uma escolha acertada é o seguinte: esse novo conhecimento será realmente transmitido para a equipe ou acabará ficando só com o João? Ele prometeu compartilhar, mas quando? E como?
Será que mesmo depois de dias fora, com muito trabalho acumulado, ele conseguirá repassar este conhecimento para o time? Bom, ele pode fazer um PowerPoint, mas alguém vai entender a apresentação dele?

O que fazer? Planejar a gestão do conhecimento!

Se nosso gestor tiver a certeza que o conteúdo será difundido para toda a empresa, e que não ficará preso no João, seria bem mais fácil decidir por autorizar o treinamento. Este deve ser o fator decisório na escolha!

Nessa questão de Gestão do Conhecimento nas empresas, uma solução pode ser criar um processo (ou documento) que dê algumas orientações para os colaboradores antes de fazerem treinamentos externos. Orientações que vão torná-lo um multiplicador de conhecimento.

Primeiro, ele precisa estar consciente que a realização do curso será uma troca, que ele precisará trazer o conhecimento para dentro da organização, e principalmente, que isso será uma responsabilidade.

O ideal é que este processo esteja por escrito – pois isso ajuda na conscientização – e que seja entregue antes da realização curso, para haver transparência e engajamento do colaborador. Se ele não se sentir preparado para tal, o ideal então, é que não faça o curso.

Isso porque ele precisa ser conscientizado de que deverá criar – na volta – um conteúdo de auto aprendizado. Isto é, algo que outro colaborador consiga estudar e aprender sem a sua participação direta. Ele precisa colocar todo o conteúdo por escrito para que se torne compreensível – e anexar, se possível, outros conteúdos que trouxer do curso.

O PowerPoint é uma ferramenta bem difundida nas empresas, então pode ser interessante utilizá-la como padrão. Você pode criar um template da empresa e pedir que o colaborador o utilize como base para documentar o conhecimento. O template impede que ele crie algo incompatível com a cultura da empresa e também ajuda a manter um padrão. Além disso, você pode pedir a ele que:

Armazene este PowerPoint em um local de fácil acesso: afinal a intenção é compartilhar o conhecimento, não é mesmo? A Intranet pode ser uma boa ideia.
Comunique aos colegas que um novo conhecimento foi adicionado: quanto mais gente utilizar o conteúdo, proporcionalmente menos custo ele terá representado para a empresa.
Pedir que deixe o contato para que os colegas tirem dúvidas.

E então, você já passou por uma situação semelhante? O que fez para resolvê-la? Conte pra gente através dos comentários!