Gestão do conhecimento: você tem um plano para a sua empresa?

A gestão do conhecimento dentro de uma empresa ainda é um assunto sensível e palco de muitos questionamentos e lacunas. As razões para este problema são várias mas, em geral, todas advém do fato de o conhecimento ser um recurso intangível. Isso quer dizer que o conhecimento não é facilmente mensurável, apesar de possuir um valor enorme para a organização, em termos de agregação de vantagens competitivas. O pensamento que diretamente assola a mente é: sendo um recurso tão importante é fundamental administrá-lo. Mas como se constrói um plano de gestão de conhecimento? Antes de mais nada, é importante definir o conceito.

O que é gestão do conhecimento?

A definição de gestão do conhecimento surgiu na década de 90, nas palavras de Davenport, dizendo respeito ao conjunto de ferramentas e processos utilizados para criar, capturar, distribuir e usar de forma efetiva o conhecimento dentro de uma organização.  

É importante saber que existem diferentes tipos de conhecimento e que esse entendimento é fundamental para que a sua administração seja efetiva. Podemos definir da seguinte maneira:

• conhecimento explícito (que existe fora da mente humana, por exemplo, em documentos),
• conhecimento implícito (contido dentro da mente humana e que pode se tornar explícito) e
• conhecimento tácito (relacionado com saber fazer, mas saber explicar).

Um processo de gestão do conhecimento eficaz, concatena os diferentes tipos de conhecimento, agregando valor a toda essa informação dispersa e não organizada. Gestão do conhecimento, sem gestão de informação não existe.

Mas como fazer acontecer? Elaborar um plano de gestão do conhecimento é possível?

Claro que é possível! Vamos apresentar um exemplo clássico que mostra a necessidade de conceber esse plano e formas de materializá-lo.

Você é o gestor da área de TI de uma empresa. Certo dia, o colaborador João pede autorização e verba para se ausentar com o objetivo de participar de um curso relacionado a um tema que está bem em alta. O valor é significativo, e ele vai ficar fora da empresa alguns dias – e vai fazer muita falta. O que fazer?

Você certamente já passou por essa situação. Mesmo que o João garanta que vai repassar todo o conhecimento adquirido para seus colegas de trabalho, na mente do gestor já começa a se formar uma tabela de prós e contras, em busca de uma decisão mais racional. E então, como decidir se vale a pena ou não liberá-lo para o curso?

Quando você libera o colaborador para participar do curso, acaba deixando-o mais motivado e claro, mais capacitado para exercer sua função. Além do mais, o tema do curso é algo que realmente está sendo falado e será ótimo poder transmiti-lo para toda a equipe. Era exatamente o que você precisava! Em contrapartida, você vai ficar sem a presença do João por alguns dias, fazendo com que o resto da equipe fique sobrecarregada (e que também aguarda pelas férias há um bom tempo).

Para garantir uma escolha acertada reflita nos pontos seguintes:

• Esse novo conhecimento será realmente transmitido para a equipe ou acabará ficando só com o colaborador?
• Ele prometeu compartilhar, mas quando? E como?
• Será que mesmo depois de dias fora, com muito trabalho acumulado, ele conseguirá repassar este conhecimento para o time?
• Bom, ele pode fazer um PowerPoint, mas alguém vai entender a apresentação dele?

Ao responder essas perguntas, você estará fazendo gestão do conhecimento!

Ok, é uma versão bem simples de gestão do conhecimento. Por isso mesmo não há desculpa para não começar.

Um investimento em treinamento, só apresentará retorno efetivo se o conhecimento adquirido puder ser multiplicado e disseminado para a equipo, ou talvez por toda a organização. Então não basta apenas capacitar o colaborador, é essencial definir a priori, como as competências adquiridas serão partilhadas e semeadas pelos demais colegas. Nesse sentido, o planejamento envolve alguns passos básicos. Confira!

1.Responsabilização pela passagem de conhecimento

Antes de realizar o treinamento ou capacitação, o colaborador precisa estar consciente que a realização do curso será uma troca e que ele precisará trazer o conhecimento para dentro da organização, e principalmente, que isso será uma responsabilidade.

O ideal é que este processo esteja por escrito e que seja entregue antes da realização curso, para haver transparência e engajamento do colaborador. Se ele não se sentir preparado (ou motivado?) para tal, o ideal então, é que não faça o curso.

2. Colocar o conteúdo aprendido “no papel”

Na volta do treinamento, o colaborador irá criar um conteúdo de auto aprendizado para os demais colegas. Esse conteúdo é algo que outro colaborador consiga estudar e aprender sem a sua participação direta. Engloba material escrito, anexos fornecidos no treinamento e toda a informação reunida durante a capacitação.

3. Tornar o conteúdo apelativo e de fácil entendimento

O PowerPoint é uma ferramenta bem difundida nas empresas, então pode ser interessante utilizá-la como padrão. O melhor é criar um template da empresa e pedir que o colaborador o utilize como base para documentar o conhecimento. O template impede que ele crie algo incompatível com a cultura da empresa e também ajuda a manter um padrão. Além disso, você pode pedir a ele que:

• Armazene este PowerPoint em um local de fácil acesso: afinal a intenção é compartilhar o conhecimento, não é mesmo? Se você não tem uma plataforma de treinamento a Intranet pode ser uma boa alternativa.
• Comunique aos colegas que um novo conhecimento foi adicionado: quanto mais gente utilizar o conteúdo, proporcionalmente, menos custo ele terá representado para a empresa.
• Pedir que deixe o contato para que os colegas tirem dúvidas.

E você está trazendo informação de qualidade para dentro da sua empresa? Como você está gerenciando o conhecimento dos seus colaboradores? Você já tem um plano de gestão de conteúdo adequado dentro da sua organização?

Conte para a gente a sua experiência e não esqueça que tudo começa com organização e  uso das ferramentas adequadas!