Quando mais jovem, costumava ficar incomodado ao receber a resposta “depende” para alguma pergunta. Depois aprendi que “depende” as vezes é o início de uma conversa que me ajuda a entender melhor o que realmente estava buscando. Na verdade, minha irritação era mais comigo mesmo do que com a pessoa que tentava me ajudar. Essa é uma característica comum entre os jovens, não é mesmo? Mas o que isso tem a ver com produção de treinamento online?

Como consultores, enfrentamos algumas perguntas que são praticamente impossíveis de responder sem o “depende”. Uma das mais comuns que recebemos é: “Quanto tempo leva para produzir um treinamento online?”.

Podemos responder com uma provocação comparativa utilizando algo de conhecimento geral, para que o interlocutor perceba o que falta na pergunta. Por exemplo, podemos responder com outra pergunta: “Quanto tempo leva para construir uma casa?” Se conseguir que o interlocutor responda “depende”, ele entendeu. Esse insight nos dá a oportunidade de iniciar uma conversa produtiva, explorando os diversos fatores que influenciam o processo. É uma abordagem que destaca a complexidade e a necessidade de entender os detalhes antes de fornecer uma resposta precisa.

Então, se a resposta é “depende”, depende de quê exatamente?

Fatores que mais impactam no tempo de produção de treinamento online

Vamos analisar os principais detalhes, ou fatores que precisamos conhecer para estimar o tempo de desenvolvimento de um treinamento.

• • Extensão do Conteúdo

    Em alguns casos, durante treinamentos presenciais com um instrutor experiente, é possível fazer ajustes em tempo real, como incluir ou excluir temas durante o treinamento. No entanto, no treinamento online assíncrono, a situação é diferente. Não há economia de escala significativa ao preparar esse tipo de treinamento. Produzir um treinamento de 2 horas leva o dobro do tempo necessário para produzir um treinamento de 1 hora de duração similar.

• • Complexidade do Conteúdo

    Esse ponto é válido para qualquer tipo de treinamento. Temas mais densos demandam mais tempo para estudar e revisar o material.

Experiência da equipe de produção

O nível de experiência dos envolvidos na produção também tem um grande impacto no tempo e qualidade de produção. O primeiro projeto de qualquer profissional é o mais lento, e as vezes o menos elaborado. Mas pela nossa experiência a curva e aprendizado é rápida. Leve em consideração a experiência da equipe no seu cronograma.

Formatos das Atividades

O tempo de produzir uma atividade em Aulaweb, em videoaula ou em texto é bastante diferente. Veja as principais etapas de cada um.

Videoaula

Dependendo da complexidade prevista da videoaula, apenas gravar o vídeo pode ser um grande projeto, ou produzir você mesmo uma aula, com sua webcam, com um conteúdo que você domina “de cabeça”, pode ser muito rápido. A grosso modo a videoaula tem as seguintes etapas: conteúdo:

• • • Conteúdo: Separar o conteúdo e transformar em roteiro ou script;

• • • Ensaio: O instrutor precisa de um tempo para ensaiar. Quando tempo depende da experiencia do mesmo com o tema e com gravar vídeos;

• • • Captação, a hora de filmar. Você pode fazer no estilo aula, com a câmera gravada filmando continuamente, ou se vai fazer como um comercial, repetindo várias vezes cada fala que não ficar ideal. A última opção, não recomendamos. Por fim, a experiência do instrutor tem muito impacto no tempo de produção dessa etapa.

• • • Edição, onde vamos os cortes no vídeo, inserir alguns textos na tela. Assim como citado na captação, é necessário definir que nível de edição estão buscando. Buscar cortar compensar cada erro, ou apenas colocar alguns textos de apoio, vinheta e etc. Essa decisão também pode mudar completamente o tempo de edição.

Caso sua organização tenha planos de produzir as próprias videoaulas, você encontrará dicas valiosas sobre como criar o roteiro perfeito aqui.

A aulaweb parece mais ter um processo de produção lento pois nesse formato, todo conteúdo deve estar escrito, e isso demanda mais tempo. Nesse formato as principais etapas são do conteúdo, onde ele é transformado em um storyboard, isso é, material pronto sem a parte visual, e depois, etapa gráfica, onde o storyboard é transformado em treinamento.

Aulaweb ''Tela a Tela''

Conheça mais formatos do nosso site em https://literis.com.br/servicos/treinamento_sob_medida/

Etapas de Revisão na produção de treinamento online

As etapas de revisão são momentos onde o projeto é validada por outro colaborador. A maior parte dos atrasos no projeto provém desse ponto, pois o revisor muitas vezes não consegue iniciar a tarefa de revisão no momento desejada. Por isso, agendar e respeitar essa data é crucial. Dica: lembretes próximos à data costumam ajudar.

A falta de experiência prática faz com que alguns revisores considerem essa tarefa como tediosa, o que pode levar a procrastinação. Mas o problema mas delicado são as revisões imprevistas. Imagina a situação quando um gestor importante, que não envolvido no projeto, solicita o acesso para ver o projeto já nas últimas etapas. Dá para adivinhar alguns problemas? Dois problemas principais:

• • • Solicitações de alterações em coisas já validades, resultando em retrabalho e atrasos.

• • • E a pior, solicitação de modificações fora do briefing. Isto é, como não estava envolvido no inicio do projeto, o gestor pode pedir mudanças no cerne do projeto, que podem no pior dos casos demandar o reinicio do projeto.

Quanto mais a direita na linha do tempo, mais concreto estamos, isso quer dizer que é mais difícil (ou demorado, ou caro) é para realizar alterações no treinamento.

Para evitar problemas vamos conhecer mais do processo.

Estrutura de cronograma padrão na produção de treinamento online

• • • Esquema do Cronograma Padrão O cronograma padrão segue a sequência Kickoff, Conteúdo, Visual e Fechamento.O projeto começa com um alinhamento inicial com todos envolvidos, o kickoff, depois abordar o conteúdo e, somente  depois, partir para a construção da parte visual.

• • • Respeitar essa ordem é fundamental. Avançar para as etapas mais concretas só depois que que o conteúdo, a parte instrucional estiver validada e portanto evitando retrabalho desnecessário.

• • • Etapas de validação
      Aguardar até o final da produção do treinamento para apenas nesse momento avaliar “como ficou” o projeto pode ser confortável para o revisor, mas representa um grande risco, ou melhor, certeza, de grande de retrabalho, e consequentemente atraso na entrega. É mais eficiente realizar avaliações ao longo do processo, ao final de cada uma das etapas chave, identificando e corrigindo eventuais problemas no momento em que surgem, e no momento em que é mais fácil (e barato) realizar as correções.

• • • Negociação de agendas e o “pacto de revisão”

      Negociar agendas com todos os envolvidos, especialmente dos validadores é chave. Gostamos de sugerir aos clientes que estabeleceçam, no início do projeto, um pacto de revisão com os validadores, como um “fale agora ou cale-se para sempre”. Afinal revisões fora da etapa adequada vão resultar em um ou outro dos prejuízos citados.

       

    • Metodologias ágeis

      Para esse post, focamos apenas nas abordagens mais tradicionais e reservaremos um post mais específico sobre o tema.

Atividades paralelas a construção do treinamento

A pergunta “quanto tempo leva?” também pode conduzir ao esquecimento de tarefas paralelas a construção do treinamento, que são as tarefas ligadas ao lançamento do treinamento. Vale ressaltar que nem todas as tarefas aqui se encaixam com todos projetos. Algumas atividades podem ser preparadas durante a produção, outras depois e algumas até antes do início do desenvolvimento:

• • • Comunicação

      Está dentro das atividades de incentivo ao engajamento. Mesmo para treinamento assíncrono, permitir que as pessoas saibam do treinamento que precisarão fazer com antecedência tem impacto no engajamento. A divulgação para a equipe, salvo em exceções onde a surpresa é parte do projeto, a comunicação deve ser iniciada com bastante antecedência, para que as equipes possam se preparar e se organizar para participar do treinamento.

    • Lista de Participantes
      

      Parece óbvio, mas em certas estruturas de pessoas, como em franquias e outras, não é tão simples identificar os participantes e atualizar cadastros. Por isso, é uma tarefa que pode ser iniciada logo depois que o briefing do projeto é montado, quando é definido o público-alvo.

    • Publicação do Curso

      Outro item que fica esquecido até o curso estar pronto. Em algumas organizações, o gestor não tem acesso de publicação na plataforma, e precisa solicitar ao fornecedor ou a outra área da organização. Em certos casos, essa área pode estar em outro país, e isso pode ter um tempo razoável de espera. Então lembre de incluir esse tempo no seu planejamento.

    • Acompanhamento
      

      Ainda no clube do óbvio, mas que passa esquecido no início do planejamento, é que depois de lançado, é importante acompanhar o progresso da equipe, monitorando possíveis problemas técnicos ou de conteúdo encontrados pela equipe.

Esse post começou com uma pergunta, seguida de um “depende”, e acabou abordando toda a estrutura de produção de treinamentos. Então, afinal, quanto tempo leva? A resposta está na soma das diversas atividades citadas acima. Ou seja, não há um tempo padrão. É possível definir a duração da produção de um treinamento online somente quando os quatro fatores: tema, duração do treinamento, formatos e processo – forem definidos.

Para ajudar a fazer esse cálculo, baixe o nosso modelo de cronograma de construção de treinamento em Excel. Baixe aqui