Cinco dicas para simplificar a gestão de treinamento

Todo profissional é pressionado pelo tempo – pelo menos aqueles que trabalham em uma empresa sediada no planeta Terra. Hoje, não é raro encontrarmos alguém dizendo: “se eu tivesse mais tempo, poderia fazer isso”. Isso acontece bastante na gestão de treinamento, em que o gestor passa muito tempo realizando tarefas operacionais, como tentar descobrir quem já fez o curso e quem ainda precisa participar, definindo quem necessita aprender e o quê, comunicando o programa e verificando quem faltou ao treinamento.

Com isso, os responsáveis pelo treinamento acabam se afastando do que é mais importante: focar no conteúdo relevante e na aprendizagem dos colaboradores. Os gestores sabem muito bem da importância desses dois fatores, mas simplesmente não têm tempo suficiente para realizá-los.

Mas, ao invés de ficar imaginando como seria se um dia tivesse mais de 24 horas, os responsáveis pelos programas de treinamento precisam buscar maneiras de simplificar seu trabalho de gestão de treinamento, para que possam ter mais tempo para trabalhar estrategicamente. E no post de hoje, você verá 5 dicas para deixar a gestão de treinamento na sua empresa muito mais simples.

Simplificando a gestão de treinamento em 5 passos

1. Use uma matriz para saber quem precisa participar dos cursos

Depois de elaborar o programa de treinamento, o gestor precisa identificar os colaboradores que precisam participar dele. Esta tarefa é uma das que mais consumem tempo, pois é necessário verificar a formação atual de cada membro da equipe, um por um, e só depois mapeá-los.

E com tantas informações em mãos, o processo acaba, muitas vezes, ficando ‘bagunçado’. O ideal seria montar uma matriz de treinamento numa planilha, indicar quais colaboradores precisam participar do curso e definir se cada profissional é mandatório, recomendado ou opcional. Isto certamente tornará o processo muito mais simples e eficaz.

2. Capriche na comunicação interna

Depois de elaborar o programa de treinamento, os gestores não divulgam sua importância para os colaboradores. Embora comum em muitas empresas, esta estratégia jamais deve ser adotada. Sem comunicar claramente o que os membros do time irão ganhar com o programa de treinamento, a empresa acabará estimulando uma resistência por parte da equipe. Isto porque, no convite, eles acharão que não devem perder seu precioso tempo participando de algo que não irá trazer valor algum para o seu trabalho.

Daí a importância dos responsáveis elaborarem um bom plano de comunicação. Este pode incluir, por exemplo, o envio constante de e-mails de notificação, para alertar os colaboradores acerca dos próximos cursos ou daqueles em atraso e seus respectivos benefícios. Uma boa comunicação certamente facilitará bastante a adesão aos treinamentos.

3. Utilize certificados para considerar os cursos finalizados

Já é sabido que cada programa de treinamento possui um formato diferente. Existem programas  presenciais de um e de vários disa. O blended, que mistura o presencial com o online.  A parte online pode ser realizados apenas por videoaula, outros são feitos por aulas-web. Há até programas em que vários formatos são intercalados.

Mas independentemente das atividades a serem realizadas em cada curso, o importante é adotar o mesmo critério de conclusão em todos. O ideal é utilizar um certificados para considerar o curso pronto, que contenha informações como validade, carga horária dos cursos, modalidade (EAD ou presencial), entre muitas outras. O critério fica sendo para obter o certificado. Mas no relatório, basta marcar se tem o certificado, mostrando que ele terminou o treinamento.

4. Fale diretamente com os inadimplentes

Com 80% ou mais dos colaboradores encaminhados para seus respectivos cursos, aproveite para dedicar uma pequena parcela do seu tempo para falar com os 20% restantes que, por algum motivo, não estão participando dos programas ou não estão tendo bons resultados.

Esta minoria engloba os ‘inadimplentes’, que estão em ‘dívida’ com os cursos. É fundamental que algum responsável fale diretamente com esses colaboradores para saber o que, de fato, está acontecendo. Isso porque, se eles não forem capacitados, a empresa terá que arcar com muitos prejuízos.

5. Use uma plataforma de treinamento LMS

A nossa última dica consiste em utilizar uma plataforma de treinamento LMS para simplificar a gestão de treinamentos. Você ainda tabula os dados do treinamento no Excel? Faz presença no Excel? Corrige avaliação na mão e depois lança uma por uma também no Excel? Por favor! Pare de se torturar. Todas as áreas da empresa têm uma ferramenta para evitar registros feitos à mão. Você também precisa de uma ferramenta!

Uma boa plataforma de treinamento LMS, além de possibilitar a administração de todos os cursos e trilhas de aprendizagem em um só lugar, ainda pode gerar relatórios sobre o desempenho de cada colaborador e seu respectivo histórico, o que acaba tornando o trabalho da gestão muito mais fácil.

Assim, o gestor consegue simplificar o trabalho operacional, ganhar mais tempo e focar na criação de um conteúdo relevante e na elaboração de estratégias que melhorem a aprendizagem de todos os colaboradores.

O que achou das nossas 5 dicas? Agora é hora de colocar todas elas em prática e simplificar de uma vez por todas a gestão de treinamento na sua empresa! Caso tenha outra dica, compartilhe-a com a gente pelos comentários.