Como montar uma apresentação de impacto para convencer seu chefe a investir em EAD

Antes de nos aprofundarmos no tema, saiba que este é um artigo que faz parte da sequência sobre Tudo que você precisa saber para criar um treinamento bem sucedido. Confira no mapa abaixo onde você se encontra nesta jornada.

O ensino a distância (EAD) é uma ferramenta cada vez mais presente e importante dentro das empresas, que traz inúmeras facilidades e benefícios a todos os stakeholders de um empreendimento. Porém, embora a adoção do ensino à distância nas organizações tenha crescido constantemente, ainda são poucas as empresas que, de fato, utilizam a metodologia. No entanto, se o processo de decisão de implementar ou não o e-learning caiu no seu colo, e você foi encarregado de estudar o assunto e apresentar as conclusões para o seu gestor – ou até para a diretoria – leia este post com atenção! Pois, ele foi escrito para você aprender a montar uma apresentação que consiga aprovação.

Assista no vídeo a seguir um resumo dos 3 principais tópicos deste post e continue lendo para a versão completa, ampliando seus conhecimentos!

O que é uma apresentação gerencial?

Parece óbvio, porém muitos profissionais se confundem em como fazer uma apresentação gerencial. Por isso, o objetivo aqui é dar os subsídios para uma a tomada de decisão de prosseguir ou abandonar o projeto. Apenas isso. Porém, dependendo do contexto, da organização, essa reunião pode ter um destaque interessante, e você pode sentir uma pressão extra. Ainda que essa pressão funcione como um incentivo para você, cuidado com a armadilha de falar demais, acabar confundindo seus gestores, e levar ao inverso, sua imagem arranhada. Por isso digo que essas reuniões são mais simples do que o senso comum acredita. Veja!

Lembre que o foco é só falar sobre o que for importante para a tomada de decisão, ou seja, o objetivo da reunião: O projeto vai ou não vai ser tocado?
As pessoas têm uma janela de atenção cada vez mais curta e os gestores não são diferentes. Por isso, fazer um bom trabalho é conseguir, em pouco tempo, expor os fatos e dados para tornar fácil o trabalho do gestor, que é o de tomar a decisão.
Portando é possível que boa parte desse artigo vai te ajudar a identificar quais são os pontos realmente importantes a serem abordados e como montar uma apresentação de forma eficiente.

Antes de começar, vamos planejar como montar uma apresentação

“DÊ-ME SEIS HORAS PARA DERRUBAR UMA ÁRVORE E PASSAREI AS QUATRO PRIMEIRAS AFIANDO O MACHADO.”
Abraham Lincoln

Antes de entender como se monta uma apresentação eficaz, vamos investir algum tempo no planejamento. Pois, certas definições precisam estar claras antes de você escrever uma linha sequer.

Objetivo claro e relevante.
O primeiro passo é a coisa mais importante para começar o plano da sua apresentação gerencial: Quais são os objetivos? Quero dizer, qual problema da sua organização o seu projeto de EAD vai resolver? Esse problema a ser resolvido é realmente importante para ser tratado agora? A solução compensa? Qual o impacto de realizar esse projeto?
Enfim, todas as informações da sua apresentação devem ajudar a responder essas perguntas.

Parece simples, mas é comum confundir a solução com o problema. Por exemplo, já perguntei muitas vezes qual o objetivo do projeto a profissionais e ouvi como resposta que o objetivo é implantar o EAD, quando na verdade, esta resposta é adequada para responder qual é a solução.

Por isso, para tratar os objetivos, temos uma pergunta precedente:

Quem idealizou o projeto?

Não é uma questão de vaidade, e sim  de entender o contexto. Porque quem percebeu a dor provavelmente é quem melhor consegue justificar o projeto.
Porém, independentemente de quem for, não poupe energia em extrair dele as questões acima. Pois, se o objetivo do projeto for irrelevante, não vai adiantar saber como montar uma apresentação fantástica.
No entanto, se a ideia for sua, é ainda mais importante determinar esses objetivos de forma bem clara, pois, se no início da apresentação do projeto os ouvintes não “comprarem” o objetivo, as próximas informações não terão valor para eles.

Exemplos de objetivos

1) Melhorar a performance

A equipe de campo consome muito o suporte técnico para resolver problemas triviais. Por isso, custo do suporte tem subido constantemente.

O resultado esperado do treinamento é:

• Tornar a equipe de campo mais independente, solicitando menos o suporte.
• O tempo parado pedindo suporte vai ser convertido em aumento de produção e vendas.
• A queda do volume de chamados ao suporte vai interromper o aumento do custo do suporte.
• Uma diminuição no tempo de resposta dos chamados, retornando também mais eficiência a equipe de campo.

2) Aproximar os parceiros

Identificamos que, depois de firmado o acordo de representação, nosso contato com o parceiro vai gradualmente reduzindo até se tornar eventual e superficial. Ou seja, os parceiros, especialmente os novos, praticamente desconhecem nossa empresa, nossos produtos e menos ainda sobre como apresentar o produto.

O resultado esperado do treinamento é:

• Tangibilizar o valor da marca para o parceiro
• Empoderar o parceiro para realizar melhores negócios
• Reduzir a taxa de cancelamento de contratos de representação

Como destacar o seu objetivo

Os objetivos mais relevantes giram em torno de duas principais metas: Como diminuir custos e aumentar margens, por exemplo. Portanto, busque argumentos e dados — os mais confiáveis possíveis — que revelem como o ensino EAD pode:

• Melhorar o atendimento aos clientes para reduzir a taxa de cancelamento;
• Retirar obstáculos para tornar algum processo mais eficientes;
• Reduzir os custos de uma operação.

Veja qual dos itens dessa lista mais se enquadram no objetivo da sua empresa, e utilize ele em sua apresentação!

Mostre o “como” de forma simplificada

Uma forma bem clara de abordar os objetivos e puxar o gancho para o “como será feito”, é o velho: estamos no ponto A e queremos chegar no ponto B. O “como” é o que está no meio.

Descrever ambos os pontos e listar as atividades de forma sucinta, por exemplo:

• Implantar a plataforma;
• Produzir 2 cursos;
• Desenvolver um piloto com um grupo de 30;
• Fazer a comunicação convite;
• Aguardar a realização do curso;
• Avaliar os resultados.

Para tornar mais visual, um gráfico de Gantt. No Excel você constrói um simplificado rapidamente, e já facilita muito a compreensão.

Utilize o ROI como argumento

Um argumento matador é o Retorno Sobre Investimento(ROI). Pois, ele pode ser uma poderosa arma, e também difícil de mensurar em certos assuntos, como treinamentos. Portanto, determinar quanto uma ação de treinamento vai gerar em resultado financeiro requer uma análise complexa. Mas, em alguns casos, a implantação do EAD vai substituir total ou parcialmente outras formas de ensino. Ou seja, nesse caso fica bem mais simples para mensurar um ROI.

Veja este exemplo:

Assim, fica fácil e claro explicar que você está sugerindo investir R$ 15.000 para retornar R$ 25.000.

Apresente uma alternativa para comparação

Estruturar também um plano B, mesmo que seja inferior. Essa alternativa serve de comparação para ficar mais claro o valor da sua proposta.

Além disso, aproveite para citar o possível resultado de não fazer nada. Pois, normalmente, os problemas não desaparecem quando não são resolvidos. Ao contrário, com a competição acirrada, é provável que aumente. Por isso não deixe de fazer uma análise, mesmo que superficial, desse cenário.

Monte slides impressionantes

Elabore slides que impressionem seu gestor não apenas pelos recursos visuais, como imagens e cores, mas também pelo conjunto de informações relevantes que subsidiem uma forte argumentação.

Claro, na hora de preparar a apresentação, preste muita atenção em alguns pontos principais de como montar a apresentação gerencial em ppt:

• Coloque um título interessante e inspirador;
• Utilize fontes legíveis e com tamanho fácil de ler;
• Elabore frases curtas, pois não são necessários longos textos – quem apresenta é você;
• Sempre que possível, expresse as informações em gráficos;
• Escolha imagens de qualidade (existem alguns bancos de imagens grátis na internet);
• Não exagere no número de cores. Use, no máximo, três;
• Apresente apenas uma ideia por slide;
• Exclua da apresentação tudo que não for realmente relevante para a decisão.

Você pode encontrar na internet vários templates (modelos) interessantes para Powerpoint para aproveitar.

Um toque Zen

Garr Reynolds no livro apresentação zen sugere uma abordagem muito eficaz. Montar os slides praticamente sem texto, com uma mensagem chave. Esta é uma excelente premissa de como montar uma apresentação. Pois, desta forma o conteúdo é falado verbalmente por você. Por isso, essa abordagem é muito positiva, já que concentra a atenção em você, e o slide é apenas um apoio que dá o tom do assunto.

Como se posicionar: Fique de frente

Se for apenas você e uma pessoa, a posição não é tão importante. Mas se você for falar para um grupo, algumas dicas podem facilitar sua apresentação e causar um impacto mais positivo. Porém o mais importante é: Esteja de frente para as pessoas. Além de transmitir uma imagem melhor, você pode “ler” a linguagem corporal dos participantes.

Tome nota:

• Para facilitar seu posicionamento
  Procure usar um notebook com a tela ligada, assim você pode acompanhar o que está na tela sem precisar olhar para o quadro, ficando de costas.

• Modo apresentação
  Se estiver usando uma apresentação do powerpoint projetada de um notebook, use o modo apresentação. Pois, esse modo além de mostrar o slide que está projetado, também mostra o próximo, mas só no seu notebook. Assim, com esses detalhes, você torna o intervalo da troca de slides muito mais natural. Experimente.

Na prática

Caso você ainda não saiba como montar uma apresentação, utilize a seguinte estrutura de slides como primeiro passo. Porque depois de ter algo montado, vai ficar mais fácil perceber onde fazer ajustes.

Prepare-se para o grande dia

Se os primeiros passos forem realmente seguidos, nesse ponto você já vai estar com quase tudo pronto. Todavia, é importante se preparar para a apresentação, não apenas emocionalmente, mas em relação à postura, argumentação, vícios de linguagem e qualquer outra coisa que possa atrapalhar seu desempenho.
Por isso, é possível que as dicas abaixo te ajudem nesta missão:

• Releia os principais pontos que serão tratados;
• Se não tiver o hábito de argumentar, treine na frente do espelho ou com algum amigo;
• Reveja as fontes de pesquisa;
• Leia outros artigos relacionados ao assunto;
• Tenha uma boa noite de sono na noite anterior.

Escolha o momento certo

Saber o timing é essencial para que tudo dê certo. Se for possível, marque um horário para não pegar seu chefe de surpresa, afinal ninguém gosta disso. Além disso, busque marcar a reunião em um dia menos corrido.

Na apresentação, evite vícios de linguagem como, “tipo”, “olha”, “assim”, “então”. Pois, não é agradável e, quando estamos nervosos, tendemos a usar mais, além de tornar a apresentação cansativa.

Também é importante manter o contato visual, pois transmite confiança e determinação. Todavia, para finalizar, tenha cuidado com a altura da voz: algumas pessoas tendem a gritar quando estão fazendo uma apresentação enquanto outras tendem a falar baixo demais.

Ofereça-se para tirar dúvidas e questione a decisão

Ao final, ofereça ajuda para tirar dúvidas. E, se não receber nenhuma definição sobre o projeto, pergunte. Porque fazer uma apresentação profissional, clara e objetiva é fundamental para aumentar as chances de aprovação do projeto e também é uma boa oportunidade de mostrar o seu trabalho. Além disso, ao final da apresentação, é hora de desligar o modo mental de apresentador e passar para o modo conversa. Essa conversa final pode ser o empurrãozinho que faltava para a tomada de decisão.

Investir em treinamento sempre foi uma necessidade fundamental para todas as organizações, e essa demanda tem subido em prioridade pelo incremento constante de complexidade dos negócios e de competição do mercado. A boa notícia é que a tecnologia tem tornado viável a cada vez mais empresas oferecem treinamentos para seus colaboradores. E os conhecimentos e habilidades adquiridos por sua equipe em treinamentos formarão gradualmente um ativo de sua empresa.

Agora que você já  sabe como montar uma apresentação para convencer seu chefe a  investir em EAD, baixe o modelo em powerpoint no botão abaixo e comece a montar sua apresentação. Boa sorte!