Gestor de treinamento: como lidar com demandas de clientes internos – um guia estratégico

Navegar pelo mundo dos treinamentos corporativos vai muito além de simplesmente criar e administrar cursos. Um desafio significativo surge quando se trata de atender às demandas de clientes internos. Eles não apenas solicitam treinamentos, mas trazem consigo expectativas, necessidades únicas e, sempre, prazos apertados.

Cada colega de um departamento distinto tem uma visão específica do que precisa. Às vezes, eles já visualizam a solução final, mas não entendem completamente o processo e o tempo necessários para concretizá-la. Em outros momentos, eles podem ter apenas uma ideia vaga e contam com sua expertise para dar vida ao treinamento.

Por isso, antes mesmo de mergulhar na criação de videoaulas, gerenciamento de turmas ou outros aspectos do treinamento, é crucial estabelecer uma comunicação clara e eficaz com esses “clientes internos”. Entender suas demandas, esclarecer expectativas e alinhar prazos são etapas que, quando mal executadas, podem se tornar obstáculos maiores do que o próprio desenvolvimento do treinamento.

Se você já se deparou com situações onde sentiu que a sintonia com o departamento solicitante era o maior desafio, este post é para você. Aqui, compartilhamos insights e estratégias para transformar essas interações em parcerias produtivas, facilitando todo o processo de treinamento.

Aprenda a linguagem de seus “clientes” internos

Entender a cultura única de cada equipe, moldada por pessoas, atividades e desafios, é mais que uma tarefa – é um investimento.

Esse entendimento profundo não só enriquece a elaboração dos treinamentos, mas também fortalece todas as interações com essas equipes

Extraindo a real necessidade

Falando em entender o seu cliente interno, por vezes, o que é comunicado como demanda pode não ser a real necessidade.. Aqui, você pode atuar como um detetive, utilizando habilidades de escuta ativa. É crucial não aceitar as demandas de clientes internos na superfície, mas investigar mais profundamente. Uma excelente técnica para esse aprofundamento é a técnica dos 5 porquês. A cada resposta sobre a necessidade, você faz perguntas porquê daquela resposta.

Por exemplo, um departamento pode expressar a necessidade de um curso extenso sobre um software específico. No entanto, após investigação, o RH pode descobrir que apenas certas funcionalidades desse software são relevantes. Assim, em vez de um curso longo, caro, difícil de engajar, algumas pílulas de conhecimento podem resolver o problema.. Esta abordagem economiza tempo, recursos e garante que o treinamento seja relevante.

Produção de conteúdo pelos especialistas internos

Cada setor da organização é um repositório de conhecimento. Este conhecimento, frequentemente, reside apenas na mente dos seus colaboradores. Transformar esse conhecimento em treinamento faz do conhecimento um ativo para organização. E mesmo para os temas que existem no mercado, por que não capitalizar esse tesouro interno? Ao incentivar esses especialistas a compartilhar seu know-how, além de reduzir custos, reforça o valor das iniciativas de treinamento e a sensação de pertencimento entre os colaboradores, pois eles veem seu conhecimento sendo reconhecido e utilizado.

No post Gestão do conhecimento: tornando seus colaboradores multiplicadores, apresentamos algumas formas de estimular essa colaboração.

Lidando com preferências pessoais do gestor

Cada gestor, com base em suas experiências e visões, têm uma perspectiva única. Enquanto estas perspectivas são valiosas, você deve buscar evitar que as demandas de treinamento não sejam direcionadas unicamente por essas preferências individuais. O treinamento precisa ser direcionado pelos seus objetivos e para o perfil do seu público alvo. Para fazer isso, é crucial adotar uma abordagem baseada em dados. Esses dados podem também ser levantados por iniciativas simples, como avaliações de reação (feedbacks) anteriores, e métricas de desempenho. Quando possível, um pouco de pesquisa, isto é, conversas objetivas com o público alvo.

Vantagens dos Treinamentos Online Corporativos

Com a evolução tecnológica, os treinamentos online ganharam destaque. Essas plataformas não só modernizam a entrega de treinamento, mas também proporcionam análises métricas precisas. A flexibilidade oferecida é inigualável – os colaboradores podem aprender ao seu próprio ritmo, eliminando as barreiras geográficas. Além disso, ao hospedar treinamentos online, as empresas podem garantir consistência no conteúdo entregue, independentemente de quem esteja ministrando o treinamento. Embora o investimento inicial em uma plataforma de treinamento de qualidade possa parecer desafiador, o ROI, em termos de eficiência, escalabilidade e flexibilidade, é altamente favorável.

Priorizando a colaboração

A colaboração é a chave para o sucesso do projeto. Ao promover a co-criação, onde pessoas de equipes diferentes se reúnem para discutir e desenhar soluções de treinamento, a organização beneficia-se de uma variedade de perspectivas. Além disso, quanto mais próximo seu cliente interno estiver do processo de produção, mais rápida tende ser suas validações. Não posso enfatizar mais como a colaboração é chave para facilitar o desenvolvimento de treinamento, especialmente, para demandas de clientes internos.

Processo

Para que essas sugestões consigam ser aplicadas, é essencial estabelecer um processo e alinhar no início com o seu cliente interno. Mas não precisa ser algo complicado. Uma página com uma lista das principais atividades, quem é responsável por cada uma, prazos e principalmente o objetivo descrito em palavras, é o suficiente para evitar alguns desencontros.

Documente

Na correria da realidade, os detalhes se perdem no turbilhão de atividades diárias. Então registrar as principais decisões ao longo do projeto, as datas que aconteceram, como uma continuação da folha do projeto, também serão um apoio tão importante quanto o processo definido. Você pode usar a mesma página do processo para registrar esse histórico. Em revisões futuras, essa documentação pode oferecer insights inestimáveis, permitindo análises e adaptações construtivas.

Definindo os validadores

Um dos eventos destruidores de cronograma é a entrada de validados inesperados – que não participaram do planejamento inicial no meio do projeto. Então como parte essencial do processo, é alinhar com o cliente interno quem será validador, e em que etapa ele fará sua validação.

Feedback como uma ferramenta contínua

A avaliação de reação (ou feedback) é um processo contínuo, vital para manter os treinamentos relevantes e atuais. Ele serve como uma ferramenta valiosa para aprimoramento, e ao incentivá-lo, o RH demonstra o valor das opiniões dos colaboradores, cultivando uma cultura de abertura e inovação

O desafio de gerenciar as demandas dos clientes internos é complexo, mas com planejamento, aplicando algumas das práticas citadas aqui, pode se tornar cada vez mais um processo previsível e controlável. Essa habilidade  fortalece sua posição como uma unidade estratégica na organização.

Quais outras técnicas você utiliza para atender seus clientes internos? Vamos continuar essa conversa nos comentários abaixo.