Um projeto piloto é um projeto que visa experimentar uma solução, simulando o uso real, mas em menor escala. Esse experimento visa produzir dados para embasar a decisão de realizar ou não a implantação definitiva. O projeto piloto faz sentido, afinal, quanto mais informações sobre as oportunidades e ameaças você tem, diminuem os riscos inerentes a uma tomada de decisão.

Tenho recebido muitas perguntas sobre como realizar um projeto piloto para testar o EAD. Por que será? Eu não tenho subsídios para responder, mas vou chutar que o clima de crise e os orçamentos apertados, por um lado estimulam o uso do ensino a distância como uma ótima solução para manter ou aumentar o nível de capacitação com menos custos.

Por outro, a crise também deixa o risco de errar mais crítico. A necessidade de validar cada investimento nunca foi tão grande. Tudo bem, se há algo que gera dados para avaliação é o EAD. Quer descobrir como?

O que você está buscando validar?

Começar um projeto piloto – isto é, um teste -, sem saber o que se está testado é o caminho mais rápido para terminar sem uma resposta clara.

“Se você não sabe aonde quer ir, qualquer caminho serve.”, Lewis Carol.

Antes de começar é importante levantar hipóteses relevantes pra a decisão de implementar o EAD – quem sabe até adiantar as preocupações dos envolvidos e usar o piloto para testá-las. Mas cuidado, o piloto não é uma pesquisa exploratória, ou um paper científico sobre o EAD. É preciso ter mais precisão, escolha dois ou três pontos críticos para a tomada de decisão – perguntas demais tiram o foco e tornam o piloto caro e longo.

Para entender melhor veja as dúvidas mais comuns entre os gestores e depois, o que elas realmente significam:

• As pessoas usam mesmo o treinamento EAD?
  Tradução: a nossa #cultura organizacional vai se adaptar ao EAD?

• Isso não dá muito problema? Vamos perder mais tempo resolvendo cada um deles.
  Tradução: nossos computadores ou internet são o suficiente? São dúvidas sobre #tecnologia e sobre sobrecarregar o TI.

• O nosso negócio é muito específico, dá mesmo para ensinar a distância?
  Tradução: eu sei que pega mal falar isso, mas não acredito em ensino a distância. São dúvidas que ainda existem quanto a #metodologia do EAD, especialmente de quem ou não utilizou pessoalmente ainda, ou teve uma experiência prévia ruim.

Apesar de serem questionamentos bem abertos, são três pontos possíveis de serem mensurados em um projeto piloto.

Com muitas incertezas, o Lean brilha!

Para fazer o planejamento ideal precisamos de muitos dados, e certamente você não os tem, afinal não usa o e-learning ainda. Nesse contexto é muito difícil de construir um bom plano e obter bons resultados utilizando um plano no formato tradicional, em cascata ou waterfall, isto é, com uma única e longa sequência de tarefas interligadas por prazos e entregas. Veja na imagem.

Sabe por quê? Porque você não tem certeza dos recursos que tem para trabalhar, não tem certeza dos prazos e impactos das primeiras tarefas. E mesmo que você insista em trabalhar sem dados, pode cair no velho “o papel aceita tudo“. Fica com um belo plano, mas sabe que a realização conforme o planejado é no mínimo improvável.

Por isso, usar uma estratégia de pequenos ciclos, pequenas validações é mais adequado. Veja a imagem abaixo.

Nesse método, ao invés de uma sequência longa, criamos pequenos fragmentos bem pequenos, onde cada um possa ser testado em uma circunstância bem próxima do real, de preferência, com um recorte do público alvo real.

Repete-se o ciclo até que ele seja validado. Só a partir desse momento será planejado e executado o novo ciclo. Os riscos são reduzidos, pois em caso de problema, o projeto pode ser interrompido rapidamente. Mas em geral, o que ocorre é que os obstáculos vão sendo vencidos gradualmente, em pequena escala e constantemente.

Ficou muito abstrato? Vamos a um exemplo mais prático:

Imagine um projeto que vai convidar a empresa inteira para experimentar um curso de 30 horas em um plataforma que é um verdadeiro portal, completíssimo. Este plano requer investimento significativo – de esforço e dinheiro – e o primeiro teste prático, para verificar os resultados só acontece no final do projeto. Alguns problemas e ajustes vão acontecer, porém a maioria desses problemas será detectada no fim, por muitos usuários finais. Mesmo sendo ajustes naturais, alguns serão retrabalho, e possivelmente causarão prejuízo financeiro e um arranhão na reputação do gestor.

Mas, por que eu disse que você provavelmente terá problemas? Primeiro porque sempre acontecem, é inerente ao tipo de projeto. E desta forma, existirão muitas variáveis sendo postas em ação pela primeira vez.

O Lean – enxuto, sugere o contrário. Em uma abordagem diferente da situação apresentada acima, é selecionado apenas um pequeno grupo de pessoas, o conteúdo tem uma duração muito curta, porém bem relevante ao grupo de pessoas escolhido, e a plataforma é configurada com o mínimo de recursos. Isso tudo colocado no ar o mais rápido possível.

Os problemas aparecerão logo no início,  serão menores, mas ainda existirão. Só que poderão ser corrigidos mais facilmente – e discretamente. Em seguida, um novo teste é realizado. Depois de alguns pequenos ciclos de testes – avaliação – ajuste,  chegaremos no resultado efetivo, e uma nova expansão acontece em ciclos.

Do que você precisa para começar seu projeto piloto enxuto

• Pessoas – escolha o público alvo ideal:
  

  Pessoas sempre são o ponto chave, e aqui não é diferente. Para os primeiros testes, procure por alguns critérios. Escolha algumas pessoas que tem engajamento, que irão fornecer feedback útil para evolução e decisão. A não ser que seja o foco do teste, evite escolher para o primeiro piloto aquele, grupo de pessoas que você tem menos contato.

• Conteúdo – escolha um conteúdo muito relevante ao público:
  

  Um erro comum que eu mesmo já fiz e que vejo acontecer recorrentemente é, quando o gestor escolhe um conteúdo muito fácil ou que esteja pronto, simplesmente por ser um piloto. Só que muitas vezes esse tema não é relevante para as pessoas escolhidas. “Mas é só um teste!“, diria o pragmático. Porém, com um tema sem importância, sua adesão ou abandono será alta, gerando um falso indicador que o EAD está com problema, mas de fato o problema foi o alinhamento do conteúdo com o público alvo.

• Plataforma de treinamento LMS:
  

  A plataforma é a ferramenta mais importante, mas que nesse momento, deve passar despercebida pelo seu público. Deve parecer uma coisa tão natural, que seu treinando não vai nem notar. É através dela que você vai poder coletar feedback – o que as pessoas vão dizer sobre o projeto piloto, e coletar dados de uso -, o que as pessoas de fato estão fazendo com seu projeto piloto. As informações mais confiáveis estão no meio desses dados.

• Campanha de divulgação:
  

  Você já ouviu falar no Punk Brank Meteors*? Não? O que adianta ser a melhor banda de rock do mundo se ninguém sabe que ela existe? Já ouvi gestores dizerem que o EAD é ruim, e quando eu perguntei por que, me responderem: porque quase ninguém entrou para fazer o treinamento. (silêncio) Mas como eles sabem que o curso é ruim se nunca viram?
  
  Depois de alguma conversa percebemos um pequeno problema na comunicação do treinamento. Campanhas de comunicação são a chave para qualquer treinamento e ainda mais para EAD. Ainda mais em um projeto piloto, pois as pessoas ainda não conhecem a metodologia, e o endomarketing vai ter que driblar muita resistência. Aprofundamos mais nesse assunto no nosso ebook sobre plano de comunicação para EAD.

• Duração do projeto piloto:
  

  Estabelecer uma duração para as ações e o deadline final é fundamental. O tempo necessário para alcançar o resultado também é um indicador chave em treinamento. Ao não estabelecer um prazo, cria-se a possibilidade do piloto seguir e se transformar em uma versão definitiva, sem apoio e mal planejada.
  
  Um cuidado extra: alinhar a linha de tempo do projeto piloto com a agenda dos treinandos. Contar com as pessoas em horários em que elas já estão ocupadas em suas atividades fim também pode gerar indicadores falsos.

• Planeje os resultados: defina o sucesso em números:
  

  Existem alguns números que você sabe que vai ter acesso. Então, procure criar uma escala de sucesso antes do início do teste. Algumas métricas interessantes são:

• Quantos dos alunos convidados acessaram o curso?
• Quantos terminaram o curso?
• Qual a média da avaliação do curso?
• Qual a nota média dos alunos na avaliação?
• Quais ações do planejamento foram bem ou mal sucedidas?
• Quais características do conteúdo foram bem ou mal sucedidas?

Você pode saber mais sobre métricas nesse artigo.

Para estimar esses números, use sua experiência para fazer a comparação. Esperar 100% não faz sentido, certo? Se tem um cinema ou uma final de jogo de futebol, que são puro lazer, não se consegue sempre 100% de ocupação. Então não vá esperar isso do seu piloto, combinado? Alias, nem do definitivo.

Assim como nos treinamentos presenciais não temos 100% de presença, no EAD não é diferente. Veja bem, quando se planeja com grupos maiores que 10 pessoas 100% é a exceção, não a regra. Todo mundo tem filho, ou cachorro, ou avó doente, ou pneu furado, ou crise de sinusite, ou pode estar de férias. Ou todos ao mesmo tempo.

Só mais uma coisa: coloque por escrito

Existem estudos que apontaram estatisticamente que projetos em que o plano foi colocado por escrito tiveram mais sucesso do que os que não foram. Existem muitas razões para isso, mas eu destaco duas:

• Ao escrever, você é obrigado a organizar as ideias e acaba encontrando arestas para aparar.
• Com o plano escrito, fica muito mais fácil de alinhar outros envolvidos no projeto.

Como lidar com o feedback recebido?

Os participantes do piloto e outros colaboradores vão emitir suas opiniões. Ouça-as com muita atenção… Mas nem tanto. Lembre que a avaliação de quem não está envolvido no desenvolvimento, muitas vezes é visceral, e precisa ser filtrada antes de ser considerada.

“Se eu tivesse perguntado a meus clientes o que queriam, teriam dito um cavalo mais rápido.” Henry Ford

* essa banda não existe. 🙂