O projeto piloto é uma estratégia eficaz para reduzir incertezas e tomar decisões mais assertivas ao iniciar um novo projeto. Ele permite testar e validar ideias em pequena escala antes de um investimento maior de tempo, dinheiro e recursos, garantindo maior segurança e precisão na execução completa.

O que é um projeto piloto

Um projeto piloto, na prática, é um teste em pequena escala para reduzir riscos. Além disso, são geradas mais informações sobre o projeto em questão, que podem embasar decisões relacionadas.

O projeto piloto faz sentido, afinal, quanto mais informações sobre as oportunidades e ameaças você tem, diminuem os riscos inerentes a uma tomada de decisão.

Outra forma de entender o projeto piloto, é considerá-lo um projeto que permite errar de forma controlada para gerar informações.

Objetivos de um projeto piloto

Começar um projeto piloto – isto é, testar uma ideia -, sem saber o que se está sendo testado é o caminho mais rápido para terminar sem uma resposta útil.

“Se você não sabe aonde quer ir, qualquer caminho serve.”, *Lewis Carol.*

Determine os objetivos do projeto piloto: o que vamos validar

Um equivoco comum realizar o piloto sem planejamento, de forma experimental. Ter as perguntas a específicas para serem respondidas pelos resultados é a forma de construir um objetivo claro para o projeto piloto. Um exemplo do que não funciona é um objetivo como: “Verificar se o treinamento online funciona mesmo”, não é o suficiente, pois não é mensurável. Dessa forma, ao final do teste, não teremos uma forma de confirmar se funcionou ou não, será uma interpretação pessoal e subjetiva de quem fizer a avaliação.

Um exemplo de objetivo bem estruturado:

Capacitar 90% ou mais um distrito, 22 dos 25 colaboradores, em duas semanas, utilizando a avaliação padrão, com nota 8 para aprovação.

Esse objetivo permite, ao final do projeto apontar com clareza total se houve sucesso ou não, e ainda, trazer insights valiosos sobre como foi alcançado esse resultado.

Questões que comumente são avaliadas em piloto de implementação de Treinamentos Online / EAD:

• A nossa cultura vai se adaptar a aprender online? Preocupações com barreiras subjetivas a adesão
• Vai demandar muito suporte técnico na adaptação da equipe com esse formato? Preocupações se o EAD pode sobrecarregar o TI e complicar mais do que ajudar
• O nosso negócio é muito específico para ensinar online Verficar a melhor solução para o ensino de um tema específico.

Apesar de serem questionamentos abertos, são questões que podem ser convertidas em objetivos mensurávis para orientar um projeto piloto de treinamento online.

Qual é a diferença entre um projeto piloto e um teste?

Um teste é geralmente um experimento limitado a uma pequena parte de um projeto, muitas vezes sem envolver o público-alvo real. Por exemplo, um instrutor pode testar diferentes formatos de conteúdo online de forma independente, sem precisar implementar um projeto piloto.

Já o projeto piloto busca reproduzir uma aplicação o mais próximo possível da realidade, incluindo o público-alvo, processos e ferramentas que serão utilizados na execução final. Essa abordagem é especialmente adequada para validar a viabilidade de uma implantação completa, como um treinamento online, com resultados mais confiáveis e relevantes.

Exemplos de projetos piloto diversos

Conhecer exemplos variados de projetos piloto pode ajudar a compreender sua aplicação em diferentes cenários. Veja um caso prático que realizamos na Líteris:

1. Piloto de homeoffice (Ford)

A Ford realizou um piloto de 6 meses com 57 colaboradores antes de implantar o homeoffice na organização. Segundo avaliação dos supervisores, houve ganho de produtividade de 26% e em 100% dos casos a liderança não sentiu qualquer impacto na qualidade de entrega dos trabalhos. Mais sobre o projeto piloto da Ford na revista Melhor RH.

2. Piloto de série de TV

Em Hollywood é uma prática antiga a produção de piloto de séries. São episódios avulsos, utilizados para demonstrar o conceito de uma novo produto para executivos, buscando receber a aprovação para o projeto completo. Você já percebeu em algumas séries onde os episódios após o primeiro parecem ter maior orçamento? Não foi impressão, provalvemente foi uma série que só recebeu o investimento completo após a validação do piloto.

Game of Thrones é um exemplo interessante dessa dinamica. O episódio piloto original da Guerra dos Tronos nunca foi ao ar porque foi considerado insatisfatório pelos executivos. Após revisões significativas no elenco, roteiro e direção, a série foi aprovada e o piloto foi refeito com um orçamento muito maior. O resultado final ficou muito mais impressionante.

3. Piloto de treinamento EAD offshore

Não poderíamos deixar de compartilhar um exemplo da LíterisEm um projeto com uma organização de petróleo e gás, a equipe de segurança do trabalho e de tecnologia tinha dois questionamentos principais: seria a banda de internet limitada das embarcações suficiente para os treinamentos, sem impactar outras operações? E qual seria a demanda de suporte técnico por parte dos colaboradores?

Para testar essas hipóteses, desenvolvemos dois módulos EAD sobre políticas de segurança:

1. Versão otimizada: conteúdo leve e enxuto, simulando um cenário mais pessimista em relação à banda de internet.
2. Versão multimídia: com vídeos otimizados, representando um cenário mais exigente de consumo de banda.

O piloto foi um sucesso: mesmo o módulo mais robusto não comprometeu o uso da banda, e nenhuma solicitação de suporte foi registrada durante o teste. O resultado validou a viabilidade técnica e operacional do treinamento EAD para o ambiente offshore.

Como construir um plano para o projeto piloto de treinamento

Vamos aos principais tópicos do seu planejamento.

• Defina os Objetivos Identifique o que será testado e quais perguntas precisam de respostas. Seja específico e mensurável. Estabeleça critérios claros para qualificar sucesso ou falha.
• Forme uma Equipe Você irá conduzir o projeto sozinho, como uma “euquipe”, ou contará com apoio? Caso consiga montar uma equipe, alinhe o planejamento com todos os envolvidos desde o início. Embora a flexibilidade seja importante, evite mudanças de escopo ou critérios de avaliação após o início do piloto, pois isso pode comprometer a validade dos resultados.
• Selecione o Público-Alvo Escolha um grupo representativo do público que será impactado pelo treinamento completo.
• Garanta um Conteúdo Relevante Desenvolva ou selecione materiais de treinamento que sejam pertinentes e atrativos para o público escolhido.
• Escolha a Plataforma LMS adequada Opte por uma plataforma que seja rápida de implementar, intuitiva e que facilite a experiência do usuário.
• Defina Fases e Cronogramas Estruture o piloto em etapas bem definidas, com prazos realistas para cada fase, alinhando a linha do tempo com a agenda dos treinandos para evitar conflitos que possam gerar indicadores falsos.
• Comunique e Engaje o Público-Alvo Envie convites claros, lembretes periódicos e mantenha os participantes engajados durante o piloto para garantir adesão e feedback relevante.
• Execute o Piloto Coloque o plano em prática seguindo os passos definidos, assegurando-se de que todos os envolvidos estejam alinhados.
• Monitore e Colete Feedback Acompanhe o progresso durante e após a execução. Reúna feedback detalhado de todos os participantes.
• Avalie os Resultados Analise os dados coletados à luz dos objetivos estabelecidos no início do plano. Identifique pontos fortes, fracos e aprendizados importantes.

Avaliação dos Resultados: Lições e Insights do Projeto Piloto

A análise dos dados coletados durante o projeto piloto é essencial para compreender seu impacto e tomar decisões informadas.

Organizando os dados em informações

Para uma análise adequada, e também para fundamentar suas conclusões é importante que tenha os dados claramente organizados.

Alguns indicadores objetivos:

• Adesão: quantos dos colaboradores-alunos acessaram a atividade?
• Conclusão: quantos concluíram a atividade?
• Qual a média da avaliação do curso?
• Qual a nota média dos alunos na avaliação?
• Qual a média de nota da avaliação de reação dos participantes.

Você pode saber mais sobre métricas nesse artigo.

Informações subjetivas

Identifique Pontos Fortes:

Quais aspectos do projeto se destacaram? Reconheça as práticas que geraram resultados positivos e considere como elas podem ser replicadas em futuras iniciativas.

Apure os Pontos Fracos:

Observe as áreas que não funcionaram conforme o esperado e identifique as causas. Isso ajudará a evitar falhas semelhantes em etapas posteriores ou em novos projetos.

Extraia Aprendizados:

Cada piloto oferece uma oportunidade única de aprendizado. Documente os insights obtidos, tanto os positivos quanto os desafios enfrentados, para aprimorar a estratégia de treinamento e desenvolvimento da organização.

Definindo o próximo passo: cancelar, repetir ou avançar

Compare os resultados obtidos com os objetivos definidos no início do plano, avaliando se as metas foram alcançadas de maneira eficaz. Nesse momento quanto mais claros os objetivos foram traçados, mais fácil se torna interpretar os resultados obtidos no projeto piloto.

Após avaliar os resultados do projeto piloto, é hora de decidir o caminho a seguir. Esse é um momento crucial para garantir que os aprendizados sejam aplicados de forma estratégica e eficaz. Considere estas possibilidades:

• Cancelar Se os resultados não atenderam aos objetivos, e os problemas identificados são irreversíveis ou inviáveis de corrigir, pode ser hora de encerrar o projeto. Essa decisão, embora difícil, permite evitar erros maiores e redirecionar recursos para outras iniciativas com maior potencial de sucesso.
• Repetir com Ajustes Caso o piloto tenha apresentado resultados promissores, mas com limitações ou áreas de melhoria, ajustar o planejamento e repetir o projeto pode ser uma excelente estratégia. Essa abordagem ajuda a validar correções e aperfeiçoar o treinamento antes de uma possível expansão.
• Avançar! Se o piloto foi bem-sucedido e os resultados superaram as expectativas, parabéns! Depois de comemorar, é hora de planejar sua ampliação. Desenvolva um cronograma de implementação mais abrangente, assegurando que as melhores práticas do piloto sejam mantidas e adaptadas para escalar os resultados.

Dicas para o seu projeto piloto

Registre o plano e o aprendizado

Tanto o planejamento como os resultado tem grande valor de conhecimento, tanto pra organização quanto para o seu desenvolvimento profissional.

Quanto ao projeto, existem estudos que apontaram estatisticamente que projetos em que o plano foi colocado por escrito tiveram mais sucesso do que os que não foram. Existem muitas razões para isso, mas eu destaco duas:

• Ao escrever, você é obrigado a organizar as ideias e acaba encontrando arestas para aparar.
• Com o plano escrito, fica muito mais fácil de alinhar outros envolvidos no projeto.

Quanto aos resultados, esso o projeto piloto gerou conhecimento para organização. Esse conhecimento pode ser útil para outros projetos, e certamente será útil para a continuidade do seu projeto de EAD.

Como lidar com o feedback recebido?

Durante o piloto, os participantes “alunos” e outros colaboradores envolvidos certamente compartilharão opiniões valiosas. Ouça com atenção, com seu senso afiado. Nem todo feedback será imediatamente aplicável, pois avaliações feitas por quem não esteve envolvido no desenvolvimento podem ser baseadas em informações imprecisas ou emocionais.

Lembre-se das palavras de Henry Ford: “Se eu tivesse perguntado aos meus clientes o que queriam, teriam dito um cavalo mais rápido.” A ideia é filtrar e analisar as sugestões, priorizando aquelas que estão alinhadas aos objetivos do projeto e que realmente agregam valor ao treinamento.

Pronto para transformar suas ideias em ação? Agende uma reunião gratuita com um consultor especializado e tire todas as suas dúvidas sobre o seu projeto piloto!