Como fazer o monitoramento de treinamento online

Você já deve ter percebido que normalmente os nossos conteúdos por aqui são mais focados em planejamento e produção dos treinamentos. Porém, existe uma atividade importante que muitas vezes é esquecida: O monitoramento de treinamento online!

Porém, antes de nos aprofundarmos no tema, saiba que este é um artigo que faz parte da sequência sobre Tudo que você precisa saber para criar um treinamento bem sucedido. Confira no mapa abaixo onde você se encontra nesta jornada.

O sucesso de um projeto de e-learning pode ser avaliado a partir de três fatores:

• Projeto de EAD dentro do orçamento;
• A conclusão das tarefas dentro de um prazo determinado;
• E o fornecimento de resultados com a qualidade esperada.

Para isso, o gestor do projeto precisa de métricas para monitoramento e avaliação dos resultados.

A etapa de acompanhamento e monitoramento de treinamento online da organização está inserida entre o lançamento a e avaliação dos resultados. É o durante, enquanto os colaboradores estão realizando o treinamento. Com um monitoramento e ações durante a realização do EAD, o gestor poderá maximizar os resultados de qualidade e de cumprimento do prazo.

Durante o treinamento, você precisa responder à 3 perguntas:

• Os colaboradores sabem que o treinamento começou? Eles estão realizando?

De acordo com Peter Drucker, o pai da administração moderna, 60% de todos os problemas corporativos são gerados pela falta de uma comunicação eficaz. Aqui eu te digo: Comunique-se claramente com seus colaboradores!

Defina prazos e mantenha a comunicação afiada. É importante que eles saibam o que está sendo esperado deles, os requisitos do treinamento, prazos e objetivos.

A sua equipe recebeu a comunicação? Ela visualizou o comunicado? Está acessando o treinamento?

• A equipe tem tido dificuldades para acessar o treinamento?

Vamos supor que no tópico anterior, através do relatório de monitoramento de treinamento online, você ficou sabendo que os colaboradores, em sua maioria, não estão acessando a plataforma. Agora vamos sondar qual dificuldade estão tendo.

A mais comum é esquecer a senha, o que é um problema super fácil de ser solucionado, certo? Existem outras questões mais complexas que podem estar afastando o seu colaborador no EAD.

Em um treinamento que atinge todos colaboradores, fica difícil entender o momento de cada equipe. Enquanto para uns pode ser o momento ideal para treinar, uma outra equipe pode estar na fase final de um projeto importante, por exemplo. E, por consequência, ter dificuldade em encontrar tempo para realizar o treinamento.

Em casos como este, é ainda mais importante que haja um incentivo da gestão quanto à adesão ao treinamento – ou, em alguns casos, considerar a mudança das datas para aquele grupo em particular.

Os gestores precisam adotar uma postura realista com relação ao fato de que em um determinado período os colaboradores estarão envolvidos em uma outra atividade para além das suas ocupações diárias.

• Tem alguma dificuldade com o próprio treinamento?

Ao verificar a lista de pessoas que começaram ou não o treinamento, vamos identificar aquelas que começaram e abandonaram o treinamento. Podemos concluir que as que já começaram é porque, estão informadas e não tiveram problemas técnicos. Então por que interromperam o treinamento? Antes de julgar o colaborador, vale a pena investigar mais a fundo.

É comum que colaboradores com dificuldades no conteúdo se afastem gradualmente do treinamento e não terminem. Procure entrar em contato com alguns dentro desse perfil, seja por e-mail ou até telefone se possível. Assim, você poderá identificar a natureza das suas dificuldades para poder traçar um plano de contingência.

Alguns motivos comuns para o abandono são considerar o treinamento muito difícil ou entediante. Repare sempre se a maioria está abandonando em um mesmo lugar. Essa é uma pista importante para saber o que está acontecendo e que tipo de alteração precisa ser feita na estratégia.

Não se assuste. Pode parecer uma trabalheira, mas perceba que você não vai precisar fazer isso tudo em todos os seus projetos de treinamento. É muito comum que não haja nenhum monitoramento de treinamento online, para ser sincero. Em muitos casos não é necessário.

Quais casos são importantes realizar um monitoramento de treinamento online?

• Em um primeiro treinamento ou um projeto piloto

Quando o seu treinamento é o primeiro contato dos colaboradores com o EAD, é válido fazer um monitoramento próximo, essa é a função do piloto.

As dificuldades identificadas serão orientações para os próximos treinamentos. Além disso,dificuldades simples podem “marcar” durante um bom tempo o colaborador, gerando desconforto e uma “implicância” com o e-learning.

Entender os requisitos e as limitações técnicas dos seus colaboradores é essencial para tentar prever e evitar problemas que possam vir a gerar desgastes e baixa adesão ao treinamento online.

Mais uma vez: É preciso estar disposto a conhecer o público alvo do seu EAD, para a partir disso personalizar a experiência para ele.

• Deadline muito rígido

Se o seu deadline for muito rígido, ou seja for essencial que todos estejam treinados no prazo planejado, vale a pena acompanhar de perto, resolver e desatar eventuais nós assim que detectados. Desta forma, trabalhará de forma eficiente para evitar que se percam prazos.

• Quando o treinamento é longo ou complexo

Treinamentos longos ou muito complexos podem precisar de ajustes durante todo o processo, ou até mesmo algum incentivo para os colaboradores perseverarem.

Aqui se faz ainda mais relevante o monitoramento de treinamento online frequente para acompanhar o engajamento e, se necessário, realizar uma reavaliação das estratégias utilizadas.

• Treinamento que requer tutoria*

Os treinamentos com tutoria são aqueles que requerem um tutor ou instrutor acompanhando o desenvolvimento do colaborador e interagindo com os alunos para conclusão do treinamento.

Não vamos abordar esse caso neste post, já que em breve publicaremos um conteúdo específico sobre esse tipo de treinamento.

E as pessoas que perderam o prazo?

No planejamento é importante já definir o que fazer com esses casos. Se atentar ao percentual de pessoas que perderam o prazo é um dado importante para avaliar a adesão ao treinamento online. Qual terá sido o motivo que fez com que estas pessoas não concluíssem o treinamento? Será que a comunicação foi eficaz? Houve incentivo por parte dos gestores? As ações motivacionais foram suficientes?

Este pode ser um importante indicador para reavaliar as estratégias que foram adotadas até aqui. E, no final, definir se vale a pena, ou não, adotar novas medidas e realizar uma segunda chamada com os colaboradores que ficaram de fora.

Pronto todo mundo finalmente chegou ao fim

Aqui é onde começa a avaliação do impacto do projeto do e-learning na sua organização. É o momento de checklist, no qual serão analisados os resultados das ações, de acordo com os indicadores mapeados no planejamento.

Para além da emissão e divulgação dos dados dos indicadores para as demais lideranças e diretorias, em alguns casos, implementar recompensas, mesmo que simbólicas, a partir de um ranking com os colaboradores mais engajados, é uma excelente ideia para reconhecê-los e estimular a participação.

E, ainda mais importante do que premiar os mais engajados é pensar em novas estratégias para serem utilizadas futuramente no engajamento daqueles com desempenho inferior. Mas isso é assunto para outro post. Vamos trabalhar?