Implantação de Plataforma LMS: Como realizar de forma rápida

Uma vez que você realizou o levantamento das necessidades de treinamento na sua organização, montou sua matriz de treinamento e chegou a conclusão de que vai precisar incluir e-learning para alcançar os seus objetivos de capacitação de colaboradores, o próximo passo é planejar a implantação de Plataforma de LMS. Para isso, um estudo estratégico o ajudará no momento de implantação do LMS ideal.

Porém, antes de nos aprofundarmos no tema, saiba que este é um artigo que faz parte da sequência sobre Tudo que você precisa saber para criar um treinamento bem sucedido. Confira no mapa abaixo onde você se encontra nesta jornada.

Você pode implantar sua plataforma sem esses preparativos iniciais, porém esses dados são aliados importantes para organizar informações e estratégias a serem utilizadas no momento da implantação do EAD.

Todavia, a escolha correta da plataforma que melhor atenderá às necessidades de treinamento dos seus colaboradores é um momento que precisa de cautela e atenção. E a criação de um checklist pode auxiliá-lo a organizar as estratégias, evitando que se “perca” no meio de tantos detalhes a serem levantados.

Agora que você tem um plano em mente, com expectativas definidas a respeito do treinamento, e estruturou as principais informações – como conteúdo, quantidade de colaboradores a serem treinados, o formato das aulas, etc – vamos ao próximo passo: a implantação de plataforma LMS!

O que é Implantação de Plataforma LMS

A implantação de plataforma LMS é o processo de preparação da plataforma para o uso do gestor e dos colaboradores. Porém é comum pensar na implantação só no aspecto tecnológico, de configurações como: servidor, SO, DNS, configurações de segurança, upload de usuários, customização da interface, essas coisas difíceis que o TI domina e parecem que estão fora do nosso controle.

Mas a implantação também inclui definições mais conceituais, como a categorização de treinamentos, campos do perfil do usuário e outras especificações que vão permitir gerar relatórios precisos e tornar mais simples a gestão do dia a dia.

Implantação X Lançamento

O projeto de implantação de plataforma LMS é, muitas vezes, confundido com o lançamento do treinamento online. Mas você sabe o que significa cada um deles?

O lançamento é como chamamos o momento em que os colaboradores são chamados para entrar e utilizar. Ele ocorre após a implantação de plataforma LMS. Ou seja, enquanto boa parte do projeto de implantação busca deixar a plataforma funcionando, o lançamento é relacionado a comunicação, agenda da organização e ao uso de fato pelos colaboradores.

O lançamento está relacionado com o plano de divulgação interna, que em geral não faz parte da implantação, e em alguns casos é planejado em conjunto com outros departamentos da organização. Existem também casos de empresas que optam por dar início ao lançamento da plataforma no dia seguinte a implantação. Em geral são casos onde o uso será específico de um departamento ou para um processo específico, como Integração de Novos.

Como falamos anteriormente, até o processo de lançamento ocorrer, há uma série de estruturas técnicas que precisam ser previamente estabelecidas. Você sabe exatamente quais são os passos que constroem uma implantação ideal?

Como seria a implantação de plataforma LMS completa

A implantação completa de uma plataforma customizada é constituída de muitas etapas e pode levar alguns meses até que todo o processo esteja devidamente estruturado. Vamos conhecer e exemplificar o que cada uma dessas etapas significam dentro do projeto de implantação de plataforma LMS.

1. O kickoff é uma reunião de apresentação entre as equipes que marca o início do projeto. Aqui é o momento em que informações importantes para dar o pontapé inicial na implantação são trocadas, como expectativas, o cronograma e contatos de todos envolvidos.
2. Em seguida, normalmente ocorre a entrevista com pessoas que vão representar alguns dos vários papéis que irão interagir com a plataforma ou o treinamento. Alguns dos futuros usuários, gestores de outras áreas, ou seja, uma amostra de todos stakeholders do projeto.
3. O plano de implantação é a parte do projeto em que são consolidadas todas propostas para a Plataforma, levando em consideração as perspectivas da equipe levantadas na entrevista, junto com o cronograma mais detalhado.
4. O protótipo mais comum nesse tipo de implantação é a construção de um conjunto de imagens wireframe de baixa fidelidade, que permitem os validadores uma visão mais concreta das propostas do que em descrições textuais apenas.
5. E na etapa layout é onde realizamos as devidas considerações feitas na etapa anterior, bem como a estruturação do design visual da plataforma. Em alguns casos é um layout todo sob medida, mas cada vez mais uma abordagem minimalista tem sido preferência nas organizações. Nesses casos pode ser feita uma customização em um layout existente.
6. A implementação tecnológica é o momento do processo no qual é estruturado uma instância específica para sua plataforma. Aqui incluímos, por exemplo, configurações iniciais do LMS, configurações de segurança, de DNS. Essa etapa é complementada pelo upload de usuários na plataforma e os testes finais.

Atenção ao Projeto Piloto

O momento dos testes finais necessita de atenção, pois é aqui que você, gestor, terá a oportunidade de testar as funcionalidades do seu LMS. É recomendado a realização de um projeto piloto nessa etapa visando a diminuição dos riscos do projeto e aumentando a possibilidade do sucesso do treinamento na sua organização.

Ao fim dessa etapa, temos a plataforma implantada e pronta para o lançamento propriamente dito.

Por que essa implantação as vezes não faz sentido?

Como você pôde perceber acima, a implantação do LMS customizado pode ser um projeto longo, complexo e se arrastar por meses, a depender de inúmeros fatores. O que pode trazer dois problemas naturais:

• Perder o timing ideal para a capacitação da equipe.
• Em pouco tempo após a implantação, ocorrer uma reestruturação organizacional que torne muito do planejamento inadequado.

Aqui já tivemos várias experiências desse formato. Isso não quer dizer que esse processo de implantação é ruim, mas que não deve ser aplicado em todos os casos. Em algumas organizações, e em certos contextos, precisamos de uma abordagem diferente.

Como fazemos na Líteris

Aqui na Líteris com a experiência de muitas implantações e brainstorms internos, e com clientes, ao longo dos nossos 28 anos, entendemos que a mudança é a regra. Cada vez as organizações mudam mais rápido – e precisam mudar mais rápido. Percebemos que precisávamos nos adaptar a isso.

Muitas coisas podem ser alteradas durante o processo de implantação – e serão! – ou em pouco tempo após a implantação. Isso afeta todo o trabalho que já foi realizado, resultando em um retrabalho, o terror de uma mundo cada vez mais corrido.

Por isso se fazem necessários projetos que tenham uma característica mais adaptável para acompanhar esses processos naturais de mudança que ocorrem dentro da organização. Afinal, melhor do que uma implantação muito complexa, é ser flexível para mudanças, sempre.

Então começamos a usar um conceito oposto para alguns casos, e misto para outros. Cada projeto tem suas características. O cerne das implantações na Líteris é sempre considerar que a mudança é constante, que estamos sempre em implantação, sempre fazendo ajustes e melhorias.

A Implantação de Plataforma LMS inteligente

Com esse cenário em vista, a Líteris desenvolveu a Implantação Inteligente. Este é processo que promete implantar em cerca de 15 dias – em casos especiais, até 05 dias úteis – um projeto que poderia levar meses.

Trata-se de ter uma plataforma com recursos básicos em funcionamento, e mantê-la em constante melhoria. O tempo “economizado” da implantação tradicional projetizada, pode ser agora redirecionado em experiências em tempo real.

Apesar do pouco tempo, a organização começa com uma plataforma com padrão visual compatível com o mercado e com uma proposta mais direta ao ponto, que foca no que é mais importante: treinar!

O curto tempo de implantação torna mais viável realizar um projeto piloto e dar início ao treinamento em pouco tempo após a implantação. Mas, claro, tudo a depender das características de cada projeto. Além disso, a implantação inteligente mantém a mudança como parte rotineira do processo. Além disso, tudo se torna mais fácil através do serviço de assistência ao gestor oferecido pela Líteris.

Ao final, o cliente começa um treinamento que vai abranger a gestão de treinamento, operação da plataforma, e construção de treinamentos.

O LMS é intuitivo e possui uma separação de conteúdo informativo e de cursos. Esse mecanismo soma pontos para adesão do colaborador ao treinamento, tendo em vista a facilidade de navegar pela plataforma. Olha o que uma de nossas clientes nos disse recentemente após receber a plataforma via Implantação Inteligente:

“Já acessei a página, ficou muito fofa e didática. Simples para manuseio. O que realmente queríamos!” Myllena, Usina Coruripe

Aproveite e divida com a gente nos comentários abaixo quais têm sido os maiores desafios da implantação do projeto de e-learning na sua organização.