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Mesmo com sinais de melhora, o clima de crise ainda predomina ao pautar o planejamento das ações organizacionais. O objetivo é “segurar as pontas” no curto prazo e, para isso, precisamos planejar. Muitas mudanças são necessárias para que nossa equipe esteja pronta para corresponder aos planos, e para isso uma ferramenta poderosa é a de Levantamento das Necessidades de Treinamento (LNT).

Mas o que é Levantamento das Necessidades de Treinamento? – É uma prática que objetiva identificar dentro da empresa quais setores têm potencial para serem mais efetivos através da mudança de comportamento de sua equipe e quais conhecimentos, habilidades e/ou comportamentos são necessários para que isso aconteça.

levantamento das necessidades de treinamento

 

Porque o Levantamento das Necessidades de Treinamento é essencial para aumentar o rendimento da sua empresa

Muitas vezes, as organizações fazem os treinamentos com foco em cumprir metas quantitativas de ações de treinamento e desenvolvimento organizacional ou ainda para usar o orçamento previsto – que muitas vezes não trazem resultados concretos para o negócio.

Os autores Rabelo e Oliveira relataram em uma pesquisa que, das 19 empresas entrevistadas, apenas uma necessitava de treinamento com base em dados apresentados nos planos de negócios. E apenas cinco com base na avaliação por desempenho. O interessante é que, na prática, a realidade era outra: no momento em que conversaram com os gerentes e funcionários notaram que na realidade, era necessário realizar mais treinamentos do que apontavam os diagnósticos organizacionais.

O Levantamento de Necessidades de Treinamento nas empresas é a formalização desse processo de encontrar as lacunas de conhecimento e habilidades dentro das organizações, para que os futuros treinamentos sejam relevantes e atinjam no alvo os problemas da organização.

 

Motivos para não “pular” a etapa de Levantamento das Necessidades de Treinamento

Entender o que cada colaborador, a equipe e, por fim, a organização precisam é essencial para que os sempre escassos recursos destinados ao Treinamento e Desenvolvimento (T&D) sejam bem alocados. Na prática, para que as pessoas certas recebam os treinamentos corretos.
Não há necessidade – de treinar toda uma equipe de vendas sobre manutenção de contas existentes, se apenas 40% do time tem essa função. Assim como é ineficiente oferecer a colaboradores treinamentos que irão abordar conhecimentos que eles já possuem.

Ao fazer o LNT antes de escolher e ofertar treinamentos, você:
1. Deixa claros quais são os objetivos e resultados
2. Determina conhecimentos necessários
3. Determina quais as dificuldades de desempenho
4. Prioriza problemas de performance com base no objetivo da organização
5. Avalia seus recursos
6. Desenvolve um treinamento alinhado com as reais necessidades da equipe
7. Torna mais transparente e sólida sua justificativa para alocação dos recursos
8. Consegue maior apoio dos gestores diretos para adesão dos times na etapa de realização do treinamento, que gera maiores índices de adesão às atividades.

O Levantamento das Necessidades de Treinamento é um processo sistemático de compreensão dos requisitos de aprendizagem. É conduzido em quatro principais etapas – no nível de organização, trabalho, indivíduo e jurídico/legal. Uma vez terminadas essas etapas, os resultados são coletados para se chegar aos objetivos do programa de treinamento. Veja o que é abordado em cada levantamento:

Organização

Essa etapa é destinada a listar brevemente as áreas de foco para treinamento dentro da organização e os fatores que podem afetar o mesmo. Missão organizacional, visão, objetivos, inventários de pessoas, processos, dados de desempenho são todos estudados. O estudo dá pistas sobre o tipo de ambiente de aprendizagem necessário para o treinamento.

Trabalho

Aqui é definido o tipo de intervenção necessária. É uma avaliação objetiva do trabalho em que tanto a abordagem orientada ao trabalhador quanto a abordagem orientada para a tarefa são levadas em consideração.

Indivíduo

Como é evidente a partir do próprio nome, essa etapa diz respeito a quem na organização precisa do treinamento e em qual área específica. Aqui, o desempenho é retirado dos dados de avaliação de desempenho e o mesmo é comparado com o nível ou padrão esperado de desempenho.

Legal

Essa etapa é simples, porém muito importante no processo de LNT. Ela avalia assuntos jurídicos internos e externos que viabilizam (ou não) a aplicação e criação de treinamentos. Alguns pontos avaliados incluem regulamentos e normas da própria empresa, qualificações necessárias de cada função e alterações legislativas que possam ter gerado alguma lacuna operacional
Existem também algumas etapas menores que podem ser consideradas:

Custo-benefício: Aqui a ideia é tentar analisar o ROI que pode ser alcançado ao se aplicar esse treinamento, ou seja, quanto se espera recuperar ao investir nesse procedimento;

Conteúdo: Como o nome sugere é a própria análise de quais serão os componentes de cada treinamento e como eles podem ajudar no desenvolvimento dos colaboradores.

 

Como realizar o Levantamento das Necessidades de Treinamento

O LNT geralmente é realizado pela equipe de treinamento em todos os departamentos da empresa, seus clientes internos. Por isso é importante manter todos os canais de comunicação abertos. Escutar os gestores, os líderes, os colaboradores é a principal forma de avaliar onde estão as lacunas – ou onde há a necessidade de treinamento.

Depois de identificá-las, entra em jogo a avaliação de que tipo de treinamento é mais adequado.
Veja abaixo quais são os meios mais utilizados tanto para fazer um LNT, quanto para identificar uma oportunidade de diagnóstico.

1- Observação: Esteja, sempre, com a atenção voltada para as evidências. Onde estão os resultados ineficientes, as insatisfações, a pouca motivação e o alto índice de faltas dos colaboradores?
2- Avaliação de desempenho: Aqui é possível identificar quais profissionais possuem desempenhos satisfatórios e, ainda, as oportunidades corporativas para um treinamento eficaz
3- Entrevistas: Manter uma comunicação aberta e constante com todos os gerentes e líderes para identificar os pontos de melhorias para superar os desafios previstos no planejamento estratégico. As entrevistas também são parte das avaliações de desempenho.
4- Solicitação das áreas: Analisar as solicitações dos gestores com base nas suas observações do desempenho dos colaboradores.
5- Avaliações Técnicas: Testes e exames de conhecimentos técnicos e profissionais para mensurar o conhecimento específico para a realização de determinada atividade.
6- Modificação de processos: Toda vez que houver mudança em processos e regras, é imprescindível preparar corretamente as pessoas para o novo contexto. Em alguns casos, ações de comunicação são suficientes, em outros é necessário realizar treinamentos. Quando há mudanças mais complexas, é importante realizar um plano de gestão da mudança, abordaremos este tema futuramente.
7- Relatórios: Informações fornecidas por todas as áreas da empresa tais como reclamações no SAC, cumprimento de prazos, índices de desligamento e rotatividade dos colaboradores.

A análise eficaz das necessidades de treinamento responderá pelo menos a estas perguntas:

  • Quem precisa de treinamento?
  • O que eles precisam aprender?
  • Quais habilidades são necessárias e por que razão?
  • Quais habilidades a equipe já possui?
  • O que é necessário, mas não é acessível?
  • O que está faltando no treinamento existente?
  • Qual é o problema real que esse treinamento está tentando resolver?
  • Quais são as causas do problema e se elas estão sendo causadas por forças internas ou externas?
  • De que maneira o treinamento lidará com essas causas?
  • O treinamento já foi tentado e, em caso afirmativo, qual foi o resultado?
  • Se houve treinamento anterior, por que falhou e o que poderia ter sido feito para torná-lo melhor?
  • Já existem coisas que podemos utilizar para corrigir este problema?

Uma dica prática é usar uma das técnicas da metodologia do coaching para traçar objetivos em entrevista de levantamento das necessidades com gestores. Essa técnica, resumidamente, visa obter do gestor de um departamento onde ele está e onde ele quer chegar. Com isso, fica mais fácil descrever os problemas que estão no meio. Alguns insights valiosos em relação a pessoas e treinamentos podem surgir dessa reflexão.

Além disso, criamos uma planilha para orientar e registrar suas atividades de Levantamento das Necessidades de Treinamento. Quer melhorar a sua análise e adequar os treinamentos à sua equipe? Para ter acesso ao material, clique na imagem abaixo.