Onboarding: o que é, como funciona e como implementar?

A integração bem-sucedida de um novo membro na cultura e nos valores organizacionais é um desafio crucial para os gestores. Garantir que o profissional se identifique com a missão da empresa e se familiarize com seu contexto corporativo é essencial.

Para alcançar esse objetivo, um planejamento cuidadoso é fundamental, incluindo medidas para facilitar a rápida adaptação dos novos profissionais. Ao promover uma imersão na cultura da empresa e oferecer apoio desde o primeiro dia, as organizações podem ajudar os colaboradores a se integrarem à equipe de forma mais rápida e eficaz.

É por isso que vamos explorar mais a fundo o tema do onboarding eficaz e compreender suas vantagens para promover a harmonia entre os colaboradores é fundamental para o sucesso a longo prazo de qualquer empresa.

O que é Onboarding?

O termo “onboarding” refere-se ao processo de integração de novos membros em uma empresa. Esse processo visa familiarizar o novo colaborador com a missão e os valores da empresa de maneira eficiente.

Embora a responsabilidade pelo onboarding recaia sobre toda a organização, é crucial que todos os setores, especialmente os líderes, estejam envolvidos nesse processo.

Normalmente, o momento da contratação é considerado o período em que o profissional está mais motivado e engajado. Em um novo emprego, ele geralmente está ansioso para demonstrar sua disposição e contribuir para o sucesso da empresa. Portanto, é o momento ideal para ele se adaptar à nova cultura organizacional.

A falta de um processo de integração eficaz pode resultar em problemas, pois os novos profissionais podem se sentir deslocados e perdidos em relação à cultura da empresa ou ao funcionamento do negócio ao longo do tempo.

Qual o objetivo do Onboarding?

O objetivo principal do onboarding é integrar e acolher novos profissionais na empresa. Esse processo busca fortalecer o sentimento de pertencimento e reduzir a possibilidade de desistência do novo colaborador em relação à vaga.

Além de contribuir para a redução da rotatividade de funcionários, o onboarding também torna a empresa mais competitiva, ao garantir que a equipe esteja mais focada em suas responsabilidades e compromissos.

Como funciona o Onboarding?

O processo de onboarding é altamente dinâmico e varia em suas abordagens, adaptando-se às necessidades específicas de cada empresa e aos avanços tecnológicos. Não há uma única maneira de realizar o onboarding, e ele evoluiu consideravelmente ao longo dos anos.

Anteriormente, as empresas tendiam a conduzir o onboarding por meio de palestras, reunindo os novos contratados em uma sala para fornecer informações de maneira direta e objetiva.

No entanto, com o progresso tecnológico e o aprofundamento do entendimento sobre o processo de integração, essa abordagem evoluiu significativamente.

Atualmente, além das palestras tradicionais, é comum que os novos funcionários participem de uma variedade de atividades, incluindo dinâmicas que podem até mesmo envolver elementos de gamificação, tanto presencialmente quanto virtualmente.

Essas atividades têm como objetivo gerar conformidade, esclarecimento e, principalmente, integrar o profissional à cultura da empresa, conectando-o aos seus valores fundamentais.

Portanto, recursos como o storytelling estão cada vez mais presentes no processo de onboarding, permitindo que os novos colaboradores compreendam a história da empresa desde o seu início. Isso os ajuda a entender o propósito do trabalho realizado e facilita sua imersão na missão e nos valores do negócio

4Cs do Onboarding

Os 4 C’s do onboarding – Conformidade, Clarificação, Cultura e Conexão – são elementos fundamentais que todo programa de integração bem-sucedido deve incluir. Eles oferecem uma estrutura clara e abrangente para garantir que o processo de integração seja eficaz e não se torne tedioso ou repetitivo.

Conformidade

Este primeiro C trata de fornecer orientações sobre os processos e procedimentos da empresa, desde os aspectos burocráticos até as políticas internas, valores, obrigações e código de ética. É essencial para garantir que o novo colaborador compreenda as expectativas e normas da organização.

Clarificação

A clarificação envolve esclarecer todos os aspectos relacionados à nova função do colaborador, incluindo suas responsabilidades, hierarquia, ferramentas e recursos disponíveis. Além disso, é um momento para alinhar expectativas entre o funcionário e a empresa, garantindo uma compreensão mútua das metas e entregas esperadas.

Cultura

Nesta etapa, o novo colaborador mergulha na cultura organizacional da empresa, compreendendo sua missão, visão e valores. Ele tem a oportunidade de entender o ambiente de trabalho, as dinâmicas internas e como a empresa opera em seu contexto mais amplo.

Conexão

O último C do onboarding envolve estabelecer conexões interpessoais significativas com líderes, colegas de equipe e outras partes interessadas. Isso facilita a integração social do novo colaborador, tornando mais fácil para ele se envolver rapidamente em suas responsabilidades e contribuir para o sucesso da equipe.

Ou seja, ao integrar esses quatro elementos de forma eficaz, as empresas podem garantir que seus novos colaboradores se tornem produtivos mais rapidamente, evitando uma curva de aprendizado prolongada e promovendo uma transição suave para a equipe existente.

Quais são os benefícios de investir no onboarding?

Investir em um sólido programa de onboarding traz uma série de benefícios tangíveis e intangíveis para uma empresa, contribuindo para o desenvolvimento de uma equipe mais engajada, produtiva e coesa.

Maior engajamento dos profissionais

Um processo de integração eficaz faz com que os novos colaboradores se sintam acolhidos desde o início, o que acelera sua adaptação ao ambiente de trabalho e ao modelo de negócio. Isso resulta em profissionais mais motivados e mais propensos a entregar resultados de alta qualidade.

Aumento na qualidade das entregas

O onboarding promove uma cultura de trabalho em equipe e colaboração, incentivando os funcionários a trabalharem juntos para alcançar os melhores resultados. O sentimento de pertencimento e o conhecimento das responsabilidades de cada membro da equipe contribuem para um trabalho mais eficiente e de maior qualidade.

Diminuição da rotatividade

Um processo de integração bem-sucedido reduz a rotatividade de funcionários, pois os novos contratados se sentem mais conectados à empresa e aos colegas de equipe. Isso evita a perda de tempo e recursos com recrutamento e seleção de novos candidatos.

Fortalecimento da cultura organizacional

O onboarding ajuda os novos colaboradores a compreenderem a cultura, os valores e as expectativas da empresa. Isso os ajuda a se adaptarem mais rapidamente ao ambiente de trabalho e a se integrarem à equipe existente.

Retenção de talentos

Ao proporcionar uma integração eficaz e investir no desenvolvimento profissional dos novos colaboradores, o onboarding ajuda a reter talentos e a construir equipes coesas e altamente capacitadas.

Treinamento e capacitação

Além de orientar os novos funcionários sobre os processos e procedimentos da empresa, o onboarding pode incluir treinamentos e capacitações adicionais para melhorar suas habilidades e conhecimentos desde o início.

Em resumo, investir em um programa de onboarding bem estruturado não só beneficia os novos colaboradores, mas também fortalece a empresa como um todo.

Checklist do Onboarding em 5 passos

Montar um checklist de onboarding para novos funcionários pode ser uma estratégia eficaz para garantir uma transição suave e eficiente para os recém-contratados. Aqui estão cinco passos para criar um checklist abrangente:

Preparação para a chegada:

• Providencie os equipamentos e ferramentas necessárias.
• Configure e-mails, logins em softwares da empresa, etc.
• Providencie acesso para softwares e programas.
• Avise a equipe do setor sobre a chegada do novo colaborador e alinhe com o líder do time as atividades que ele deverá participar.
• Desenvolva uma apresentação breve sobre a área de atuação, com a participação do líder do setor.

Integração dos funcionários:

• Organize um momento de integração onde os novos colaboradores possam conhecer os valores e a cultura da empresa.
• Realize atividades como apresentações e rodas de conversa para facilitar a integração entre os novos e os antigos membros da equipe.
• Valorize gestos simples, como um almoço em equipe, para fortalecer os vínculos entre os colaboradores.

Realização de treinamentos:

• Nos dias seguintes à contratação, realize treinamentos para capacitar o novo colaborador sobre segurança do trabalho e procedimentos específicos da empresa.
• Esses treinamentos não apenas familiarizam o novo integrante com os processos da empresa, mas também impulsionam sua confiança e eficácia nas tarefas.

Disponibilização de documentos de referência:

• Forneça ao novo colaborador documentos que o ajudem a se situar na empresa, como histórico e cultura da empresa, detalhes e objetivos do setor em que trabalhará, e modelos de documentos frequentemente usados na organização.
• Garantir esse acesso desde o início acelera a integração e reforça a cultura de transparência e colaboração da empresa.

Acompanhamento e feedback:

• Mantenha o acompanhamento do desempenho do novo colaborador no ambiente de trabalho.
• Realize conversas periódicas com as lideranças para entender como está sendo o processo de adaptação e identificar oportunidades de melhoria.
• Documente os feedbacks recebidos e use-os como insights para aprimorar o programa de integração no futuro.

Seguindo esses cinco passos, você pode criar um checklist de onboarding abrangente que ajude os novos colaboradores a se integrarem rapidamente à empresa e a contribuírem para seu sucesso.

Onboarding Presencial x Home Office

O processo de integração, seja realizado presencialmente ou de forma digital, tem se adaptado às mudanças no cenário de trabalho, especialmente com a consolidação do trabalho remoto. Ambos os métodos têm suas características distintas que influenciam a experiência do novo colaborador.

Presencial:

• Ambiente Físico: A integração ocorre nas instalações físicas da empresa, permitindo ao novo colaborador familiarizar-se com o espaço e os colegas.
• Interatividade Direta: É possível fazer perguntas, esclarecer dúvidas e estabelecer relações pessoais imediatamente, com a presença física das lideranças.
• Materiais Impressos: O colaborador recebe frequentemente manuais, guias e outros documentos em formato físico.
• Atividades em Grupo: Treinamentos, dinâmicas e atividades são conduzidos presencialmente, favorecendo a construção de laços entre os membros da equipe.

Home office:

• Plataformas Virtuais: A interação ocorre por meio de ferramentas digitais, desde apresentações até treinamentos.
• Flexibilidade de Tempo e Lugar: O colaborador pode acessar materiais e participar de atividades de qualquer local, contanto que tenha uma conexão com a internet.
• Materiais Digitais: Todos os documentos são disponibilizados em formatos eletrônicos, como PDFs, vídeos e apresentações.
• Networking Virtual: São promovidos encontros e dinâmicas virtuais para que o novo colaborador possa interagir e se familiarizar com sua equipe.

Em essência, ambos os métodos têm seus méritos. Enquanto o onboarding presencial oferece uma imersão direta na cultura e no ambiente da empresa, o onboarding digital proporciona flexibilidade e comodidade, adaptando-se às necessidades atuais.

Então, o mais importante é garantir que, independentemente do formato escolhido, o processo seja eficiente, acolhedor e forneça ao colaborador todas as ferramentas necessárias para uma integração bem-sucedida.

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