Treinamento Online: guia para criar e implementar na sua empresa

A Líteris recebe, regularmente, contato de gestores que querem criar um treinamento online na organização, mas não sabem por onde começar.

Por isso, preparamos um artigo com o guia completo com tudo o que você precisa saber para criar um treinamento online o mais rápido possível e com excelência.

Neste artigo você irá aprender:

• A Jornada de T&D
• Levantamento das necessidades de treinamento
• Matriz de Treinamento
• Apresentação de impacto
• Documentação do Projeto para criar treinamento online
• Implantação de Plataforma LMS
• Comunicação e Divulgação

Vamos lá?

A Jornada de T&D

A Jornada T&D (Treinamento e Desenvolvimento) é um longo caminho que o gestor percorre para implantar treinamento na organização. E essa jornada é formada por etapas que vão desde o planejamento do projeto de treinamento online, até a avaliação dos resultados finais.

Incluir a modalidade online online em seu programa de treinamento dos seus colaboradores, requer a tomada de algumas decisões importantes, e também conhecer soluções disponíveis para auxiliar a planejar e criar o treinamento online ideal para o seu negócio.

O planejamento para criar o treinamento online começa respondendo algumas perguntas básicas que serão o seu norte para esse projeto. As principais são:

• Quais as reais necessidades de treinamento da minha organização?
• Quem estará envolvido no projeto de treinamento?
• Quais são os objetivos que a organização pretende alcançar a partir do projeto de treinamento online?
• Qual será o meu projeto de comunicação para o lançamento da Plataforma na organização?
• O quanto estamos dispostos a investir?

O primeiro obstáculo é responder essas perguntas de forma analítica, sem cair em preferências pessoais.

Portanto, a seguir você vai conhecer o processo completo de análise para que possa preparar e executar um projeto embasado e com alta chance de sucesso.

Confira a visão geral do processo para criar o treinamento online. Do planejamento a avaliação final:

Passo 1: Levantamento das necessidades de treinamento

O Levantamento de Necessidades de Treinamento é uma prática que possibilita identificar quais setores da organização têm potencial para serem mais efetivos através da mudança de comportamento de sua equipe. 

Além disso, através desta prática, você consegue determinar quais conhecimentos, habilidades e/ou comportamentos são necessários para que isso aconteça.

Ou seja, é através dessa etapa que a organização encontrará as respostas e os meios pelos quais desenvolverá futuros treinamentos que sejam relevantes e atinjam no alvo os objetivos para solucionar problemas.

Saiba mais: 7 dicas para um Levantamento das Necessidades de Treinamento.

Passo 2: Matriz de Treinamento

Sei que gerenciar pessoas não é uma tarefa muito fácil. Por isso, digo que administrar a capacitação de um grupo grande ou heterogêneo de pessoas não é fácil mesmo. 

Mesmo em organizações que estão usando ferramentas online, também é um desafio comum aos profissionais da área.

E é aí que entra a Matriz de Treinamento.

Qual o objetivo? Bom, o objetivo da Matriz de Treinamento é justamente te ajudar a ter uma visão geral dos projetos de EAD que você administra. Sendo assim, quanto mais informações você incluir, mais útil ela será. Certo? Mais ou menos.

É preciso ter cautela quanto às informações que serão incluídas na Matriz. Portanto, se atenha as essenciais, ou poderá perder-se em meio a tantas informações irrelevantes e acabar perdendo a visão geral do projeto.

Sendo assim, a elaboração de uma matriz te ajudará a concentrar esforços para melhor a sua produtividade na realização do projeto.

Confira abaixo por onde começar o planejamento e como montar a sua Matriz de Treinamento:

Planejando: orientações fundamentais para montar uma matriz de treinamento que garanta resultados

Dicas para montar a sua Matriz de Treinamento

Passo 3: Apresentação de impacto

Tá certo que você pesquisou, planejou todo o projeto para criar o treinamento online da organização e entendeu os benefícios que o treinamento online trará para o seu negócio. Mas talvez seja importante responder às seguintes questões:

• Os gestores da sua empresa estão familiarizados com essa metodologia?
• Todos os stakeholders reconhecem os benefícios e facilidades que esse modelo de treinamento proporcionará para eles?
• E o mais importante, eles estão apoiando seu projeto?

Embora a adoção ao EAD esteja crescendo nas empresas, ainda são poucas as pessoas que estão familiarizadas com o treinamento online. 

E é tarefa sua criar uma apresentação de impacto, do projeto de treinamento online que você planejou, com todas as conclusões e estudos sobre o assunto para garantir a não só a aprovação, mas o engajamento dos gestores da sua organização.

Para isso, recomendamos a leitura desse artigo: Como montar uma apresentação de impacto para convencer seu chefe a investir em EAD

Passo 4: Documentação do Projeto para criar um treinamento online

É aqui que você irá realizar a documentação do plano de implementação do treinamento online da sua empresa. 

Porém, na correria do dia a dia, muitos gestores acabam não documentando as atividades que deverão ser desempenhadas para o sucesso da implantação do projeto de treinamento online.

A documentação do projeto é uma solução para centralizar todas as informações em um mesmo lugar, facilitando a organização e otimização do tempo a ser gasto para a realização das atividades.

Ainda parece uma perda de tempo? A falta de documentação pode ser a causa de erros, e talvez de perda de muito mais tempo. Situações de troca de pessoas na sua equipe, trocas de fornecedor e até do próprio gestor, podendo causar a perda da estratégia de vista. E mesmo que ninguém saia da equipe, quantas vezes o líder de projeto vai precisar tirar as mesmas dúvidas, por não ter um documento de consulta disponível. Vale uma reflexão.

Confira um modelo de plano de EAD: Registre seu plano de EAD de forma mais simples

Passo 5: Implantação de Plataforma LMS

Uma vez que você realizou o levantamento das necessidades de treinamento na sua organização, montou sua matriz de treinamento, e chegou a conclusão de que o treinamento online é viável para a sua organização, chegou a hora de planejar, criar treinamento online e realizar a implantação da Plataforma LMS ideal para o seu negócio.

Antes de tudo você deve encontrar o fornecedor que atenda aos requisitos da sua empresa. E encontrar um fornecedor ideal e que contribua para o sucesso do projeto de treinamento online, não é uma tarefa muito simples. Contudo, seguindo as dicas deste artigo o processo todo pode ficar mais simples.

Esse é um momento que merece cautela e atenção. Consulte o seu planejamento realizado até aqui e crie um checklist para te ajudar a organizar as estratégias. 

O checklist te ajudará a evitar que alguma etapa importante seja negligenciada, ou que detalhes imprescindíveis para o sucesso da implantação passem despercebidos.

É muito comum pensar nessa etapa apenas sob o viés mais tecnológico da coisa, mas este é um processo de preparação da plataforma para a capacitação dos colaboradores e gerenciamento do gestor.

Saiba mais: Implantação de Plataforma LMS: Como realizar de forma rápida

Porém, se esse for o primeiro processo de implantação de Plataforma LMS da sua organização, pode ser que você encontre um pouco de dificuldade nessa etapa. 

Principalmente se não estiver com um planejamento bem estruturado – por isso seguir este passo a passo é importante!

Passo 6: Comunicação e Divulgação

Bom, você provavelmente já ouviu o ditado que diz que “a Propaganda é a alma do negócio”, certo? Ou “O que não é visto, não é lembrado”. E é isso mesmo!

Confundir a etapa de implantação do LMS com o lançamento do treinamento, infelizmente, é um erro bastante comum. 

A implantação resumidamente é a preparação para funcionamento do sistema, já o lançamento é o convite a participação, está diretamente ligado a comunicação interna da organização para divulgar o projeto de treinamento online para seus colaboradores. O sucesso da adesão ao treinamento online depende diretamente desta comunicação.

Claro que existem cursos que são cansativos ou chatos. Todavia, muitas vezes, a baixa adesão a um treinamento se dá exclusivamente por falta de comunicação adequada. Mas calma que nada está perdido. Aqui temos um conjunto de dicas de Comunicação para Aumentar a Adesão aos Treinamentos

Passo 7: Produção de Treinamento

Esta etapa de produção de treinamento online vai envolver muitas outras pessoas como:

• Conteudista, o especialista que conhece do assunto;
• O cliente interno, quem comandou o treinamento;
• Designer Educacional e o gráfico

Esses são alguns dos papeis desse projeto. Em alguns casos todos eles estão no colo da mesma pessoa, em outros já temos um equipe. O mais importante é que o responsável por gerir esse projeto esteja familiarizado com o processo de produção de treinamentos  para que possa ser o maestro dessa equipe, para obter o melhor resultado possível. E, claro, no prazo!

Uma das principais decisões iniciais é se o treinamento será produzido internamente ou será utilizada uma consultoria externa? Conheça como a Líteris lida com Treinamentos Online Sob Medida.

Realizar a produção do conteúdo do projeto de EAD da sua organização pode ser mais simples do que você imagina. Confira algumas Dicas práticas de como fazer produção de conteúdo EAD com PowerPoint e entenda agora mesmo!

E em alguns casos, pode ser até que você já tenha esse treinamento super estruturado no powerpoint do seu antigo treinamento presencial, mas só não sabia que era possível realizar pequenas adaptações para transformá-lo em um turbinado treinamento online. É esse o seu caso?

Então dá uma olhadinha nesse artigo aqui.

Pronto! O que fica claro aqui é que muitas vezes a ideia da produção de conteúdo de treinamento online tem etapas que, em alguns casos, você pode contornar quando está correndo contra o tempo.

Passo 8: Monitoramento do treinamento online

É comum que gestores passem muito tempo pensando a respeito do planejamento e da produção do treinamento online. 

Porém, embora não receba muita atenção, o monitoramento do EAD é uma tarefa bastante relevante para que os resultados do treinamento atinjam os objetivos almejados.

O monitoramento e acompanhamento do treinamento online é o durante. Enquanto os colaboradores estão treinando, o gestor fica encarregado de, através do monitoramento, acompanhar em tempo real e realizar a maximização da qualidade do treinamento, além de assegurar que os prazos sejam cumpridos.

Para saber mais: Como fazer o monitoramento de treinamento online

Passo 9: Avaliação dos resultados

Bom, se você chegou até aqui, já sabe quase tudo o que precisa fazer para criar um projeto de treinamento online bem sucedido. 

Inclusive, é exatamente nesta etapa que você irá avaliar se o treinamento online atingiu os objetivos que foram previamente planejados.

Como gestor, imagino que ao final de tudo você terá que responder a pergunta: E o treinamento online, deu certo? 

Te asseguro que para ter uma visão mais robusta dos resultados, você precisará estruturar a avaliação dos mesmos. E aí, a partir disso, poderá apresentar de forma embasada os resultados internamente e planejar próximas ações.

Ok, mas por onde começar? Como realizar a avaliação? Confira um artigo e entenda exatamente como realizar a avaliação de resultados de treinamento.

No entanto, durante o processo de avaliar os resultados do treinamento, podem surgir algumas questões desafiadoras que poderão paralisar ou mesmo atrasar a conclusão do projeto. Por isso, para evitar maiores surpresas, vou deixar aqui esse artigo sobre o tema.

Vamos colocar em prática?

Agora é com você! Hora de colocar em prática tudo o que foi aprendido até aqui. 

Ah! E aproveite para dividir com a gente, nos comentários abaixo, quais têm sido os maiores desafios da implantação do projeto de treinamento online na sua organização.

O que faltou ser incluído neste guia? Será um prazer trocar uma ideia com você a respeito do assunto!